Czy posiadasz dobrą umowę na obsługę księgową?

W poprzednim artykule tutaj pisałam o pięknej wizji księgowej biura rachunkowego, która nie prosi się o dostarczenie dokumentów, nie ściga klientów, nie wydzwania, tylko na luzie księguje to co ma i nie pracuje po nocach. Bardzo trzymam kciuki, aby to nie była wizja czy mrzonka, tylko realia Twojej pracy, bo my z Karoliną jesteśmy najlepszym przykładem tego, że tak się da. 🙂 W naszej umowie na prowadzenie księgowości mamy zapis, że kompletne dokumenty mają być dostarczane do siódmego kolejnego miesiąca, a brak zachowania tego terminu po stronie klienta skutkuje brakiem po naszej stronie obowiązku terminowego rozliczenia firmy i złożenia deklaracji w urzędzie skarbowym.

Zapis ten daje nam mega luz i poczucie, że to klienta problem czy dostarczy dokumenty na czas, na pewno nie nasz.:) A to z kolei daje niesamowity komfort pracy, bo nie pamiętam już czasów (a były takie kiedy jeszcze same zapisów własnej umowy nie stosowałyśmy!), gdy ktokolwiek z nas pracował po godzinach czy przeżywał stresy w okolicach dwudziestego. Jakie stresy ja się pytam?? Dwudziestego o szesnastej biuro zamknięte jest na cztery spusty, a dokumenty dostarczone przez klientów kilka dni wcześniej czekają sobie grzecznie na swoją kolej.

Wysyłka JPK po terminie i kilka słów na ten temat

Co się zatem dzieje dwudziestego, gdy taki klient, co przyniósł dokumenty dzień wcześniej wydzwania i robi afery, że nie dostał wyników? Dostaje maila z przywołaniem zapisów umowy o terminowym dostarczaniu dokumentów i zapewnienie, że jak za miesiąc uda mu się tego wywiązać, to wynika na pewno dostanie na czas. Nierzadko tego samego maila wysyłamy co miesiąc, bo klient jednak na swoich błędach się nie uczy i wciąż jest zdziwiony, ze wyników tego dwudziestego nie ma. 🙂 Czasem trwa to dwa, trzy miesiące, klient widzi, że jesteśmy konsekwentne, mimo wszystko boi się konsekwencji ze strony skarbówki, bierze się w karby i zaczyna przestrzegać umowy. Jest jednak grupa klientów, dość stała i przewidująca, która mimo wszystko wciąż dostarcza dokumenty po czasie, dostaje wyniki po czasie, widzi, że awanturowanie się nic nie zmienia, więc rezygnuje z wymówek i…… ciągle wszystko dostarcza po terminie. Ma luz, tak jak i my. 🙂 Wszyscy są wtedy zadowoleni. 🙂 My sobie księgujemy przez kolejne dni firmy i wyniki podajemy często np. dwudziestego piątego, szóstego czy jeszcze później.

Jak organizujemy w praktyce wysyłkę JPK po terminie? Klient, który dostarcza późno dokumenty, od razu dostaje na maila od księgowej wzór czynnego żalu z wykropkowanym polem na wpisanie przyczyny dostarczenia dokumentów do biura po terminie. Zostaje przez nas poinformowany, żeby wysłał taki czynny żal (nie doradzamy jaki powód ma wpisać! Prawdę przecież, a jak inaczej?!) jak dostanie od nas cynk. Gdy księgowa zaksięguje firmę to znów pisze maila, że np. za cztery dni wysyła JPK, więc wskazane jest, aby klient truchtem do urzędu pobiegł złożyć w swoim imieniu czynny żal, aby mandatu nie zapłacić. Nie wysyłamy tego za klienta, nie ścigamy go, aby to zrobił, jego sprawa i jego decyzja. Po tych czterech dniach księgowa wysyła JPK, przez epuap pisze czynny żal w naszym imieniu wyjaśniając, że opóźnione wysłanie JPK wynika z nieterminowego dostarczenia dokumentów przez klienta. O tym dlaczego nie składamy zerowych (wtedy jeszcze VAT-7) JPK_V7M piszemy tutaj.

Skąd tyle o tym wiem?

I znowu – kluczem do sukcesu jest KONSEKWENCJA i trzymanie nerwów na wodzy. Skoro powiedziałaś A (czy to już za czy jeszcze przed Tobą?) i nie zarzynasz się, aby nieterminowych klientów po nocach księgować, aby wyniki na dwudziestego jednak podać, to nie wycofuj się z tego, gdy klient ma focha czy pisze niemiłe maile. Zastosuj metodę zdartej płyty i powtarzaj do znudzenia jaki jest zapis umowy w tym zakresie i mów, że Ty się tylko do tego zapisu stosujesz. Nic więcej. U zdecydowanej większości klientów to zadziała. A u tych, u których nie – zaksięgujesz ich wtedy, kiedy Tobie będzie pasować. Nie na odwrót. Bo to Ty jesteś Panią swojego Biura Rachunkowego.:)

Natalia