Takie słyszę często wyjaśnienie jak pytam, po co właścicielka biura rachunkowego odbiera telefony od pań z US czy ZUS, a nie prosi o wezwanie.
“Bo jak poproszę o wezwanie, albo nie oddzwonię/nie odbiorę to urzędniczka zadzwoni do podatnika i naskarży, że z tą księgową to się w ogóle nie można skontaktować i ta niekompetentna księgowa źle JPK/PIT/DRA (wybierz dowolne) wysłała”. A księgowa tak się tego najczęściej durnego i z czapy oskarżenia boi, że woli wszystkie telefony od urzędników przechwytywać, bo po co klient ma się denerwować. Brzmi znajomo?
Jeśli tak i z tego powodu drżysz i o wezwanie nie prosisz, to zapewne oznacza to, że wisisz ciągle na telefonie, wyjaśniasz te różnice w JPK i czemu ten kontrahent to wykreślony z VAT jest, czemu NIP się nie zgadza i się system wykrzacza, a na PIT 36 to nie zgadza się jakaś pozycja. I leci Twój cenny czas i to czas, za który NIKT Ci nie zapłaci. Ani pani z urzędu, ani tym bardziej klient, bo on nawet nie wie, że Ty do tego telefonu przyspawana.
Jak być Panią / Panem swojego Biura Rachunkowego?
Ja to nawet rozumiem, bo kiedyś, jeszcze w początkowych latach prowadzenia biura robiłam podobnie. Z przyczyn wyżej opisanych. Ale jak się odważyłam o wezwania prosić okazało się, że:
- zyskałam mnóstwo dodatkowego czasu,
- wezwań wcale nie przychodziło tak wiele (jak się pani z urzędu ma wysilić, podać podstawę prawną, opisać o co chodzi to często rezygnuje ?),
- sporo pracy z odpowiadaniem na wezwania przerzuciłam na klientów, bo jak się dowiadywali, że wyjaśnienie jakiejś tam sprawy to dodatkowa usługa płatna oczywiście, to sami woleli szykować odpowiedzi,
- kasa dodatkowa za odpisywanie na wezwania zaczęła wpadać (bo umówmy się – jednak zdecydowana większość wezwań to nie jest wina księgowej, tylko nasi kochani klienci broją i mieszają ?).
A co do złości klienta na oskarżenia urzędniczki – pamiętam gdy kiedyś właśnie klient z pretensjami do mnie o to przyszedł, że rzekomo czegoś tam nie złożyłam, utrudniam wyjaśnienie, bo jakiegoś wezwania z urzędu chcę i mam NATYCHMIAST do pani z US zadzwonić. Spojrzałam na niego i spokojnie spytałam, czy mi ufa i czy jesteśmy w tej samej drużynie. Bo jeśli nie ufa i bezrefleksyjnie wierzy jakiejś pani z urzędu, a nie swojej księgowej, to zastanowiłabym się nad sensownością dalszej współpracy ze mną i moim biurem rachunkowym. To klienta jakoś uspokoiło i nie było już tematu. Ale nie wykluczam, że innego mogłoby to nie uspokoić i mimo wszystko pani z urzędu byłaby większym autorytetem niż ja. Trudno. Nie ze wszystkimi musi i jest mi po drodze. Taki (biznesowy) lajf.
Nie jest oczywiście tak, że telefoniczny kontakt urzędnika z biurem rachunkowym jest nieprawidłowy. Art. 160 § 1 Ordynacji Podatkowej stanowi, że w sprawach uzasadnionych ważnym interesem adresata lub gdy stan sprawy tego wymaga, wezwania można dokonać telefonicznie. Tyle, że takie telefoniczne wezwanie musi zawierać takie dane jak: nazwę i adres organu podatkowego, imię i nazwisko osoby wzywanej, w jakiej sprawie i w jakim charakterze oraz w jakim celu osoba ta zostaje wezwana, czy osoba wezwana powinna stawić się osobiście lub przez pełnomocnika, czy też może złożyć wyjaśnienie lub zeznanie na piśmie, termin, do którego żądanie powinno być spełnione, albo dzień, godzinę i miejsce zgłoszenia się osoby wzywanej lub jej pełnomocnika, skutki prawne niezastosowania się do wezwania. No bardzo ciekawa jestem czy z Waszej praktyki możecie potwierdzić, że dzwoniąca urzędniczka recytuje przez telefon wszystkie powyższe (obowiązkowe) informacje. ?
Akceptowanie telefonicznych wezwań to także ryzyko, że przyjmie je osoba nieupoważniona, np. pracownik sekretariatu, praktykant, itd. i nie przekaże takiej informacji właścicielce biura.
Zatem przemyśl czy jednak nie odkleić się od służbowego telefonu, a na wszystkie telefoniczne żądania urzędników nie odpowiadać asertywnie, że o wezwanie poprosisz.
Do przemyślenia, ale tylko jeśli Ci to przeszkadza. Jeśli nie to luz, wyjaśniaj i przechwytuj te telefony z urzędów. ?
Natalia Gorczyca