Przyzna膰 si臋 – kto z prowadz膮cych biuro rachunkowe przygotowuje bilanse np. w styczniu, razem z CITem rocznym? No przecie偶 totalnie nie ma wtedy na to czasu! Do bilans贸w siada si臋 w czerwcu prawda? Tak robi膮 NORMALNE biura, a jak kto艣 nie wie, o co chodzi, to prawdziwego 偶ycia nie zna. 馃槈

Czerwiec miesi膮cem bilans贸w

Bo na pocz膮tku roku robi si臋 Pity-11 i IWA, potem szybko te CITy-8, potem klienci ju偶 cisn膮, aby robi膰 im PITy roczne, a w tak zwanym mi臋dzyczasie zwyk艂a ksi臋gowa robota. I jak nic maj贸wka przychodzi, cz艂owiek na tydzie艅 wyje偶d偶a, potem do ko艅ca maja nie jest si臋 w stanie ogarn膮膰 po tak zatrwa偶aj膮co d艂ugim majowym urlopie, tu grill, tam piwko i prosz臋 bardzo 鈥 ju偶 jest czerwiec. Miesi膮c bilans贸w!

I zabij mnie 鈥 teraz za Chiny nic nie pami臋tam, co si臋 dzia艂o na tych kontach w zesz艂ym roku. Przecie偶 to by艂o co najmniej wiele miesi臋cy temu! A jak tu teraz w czerwcu jeszcze do klienta napisa膰 pytaj膮c go, co on tam w pa藕dzierniku rok temu kupi艂? Masakra i g艂upio troch臋. Poza tym 艂eb sobie dam uci膮膰, 偶e on te偶 nie pami臋ta.

Jak zmieni膰 t膮 sytuacj臋, aby akcja Bilans to nie by艂y krew, pot i 艂zy, ani siedzenie w weekendy i od rana do wieczora w pracy nad czyszczeniem sald? Czy da si臋 robi膰 sprawozdania finansowe razem z CITem rocznym? Czy has艂o bilans mo偶e oznacza膰 po prostu techniczne przepisanie odpowiednich sald do tabelki, co zajmuje, powiedzmy, 15 min?

Kasa musi si臋 zgadza膰

Wielka akcja bilans w biurze rachunkowym opiera si臋 na dw贸ch filarach.

Po pierwsze pieni膮dze!!! (wiadomo 馃槈)

Kasa musi si臋 zgadza膰. Mam nadziej臋, 偶e ju偶 dawno sko艅czy艂o si臋 robienie bilans贸w za darmo. Biuro rachunkowe to zwyk艂y biznes, kt贸ry musi si臋 jego w艂a艣cicielowi zwyczajnie op艂aca膰, a przygotowanie sprawozdania finansowego to kolejna zwyk艂a us艂uga, kt贸r膮 sprzedaj膮 biura rachunkowe. To jest oczywista oczywisto艣膰. Ale ju偶 mniej oczywiste jest to, aby za bilanse pobiera膰 kas臋 z g贸ry. A to bardzo dobra i zdrowa praktyka. O ile mniej nerw贸w i zepsutej krwi w 偶yciu, je偶eli pieni膮dze za sprawozdanie le偶膮 ju偶 sobie na naszym koncie i spokojnie czekaj膮, a偶 zasi膮dziemy i go przygotujemy. Od razu mamy inne nastawienie do tej pracy, robota wr臋cz pali si臋 w r臋kach. 馃檪

 

 

 

 

 

 

 

 

Czy widz臋 jakie艣 trudno艣ci, aby klienta zafakturowa膰 za sprawozdanie finansowe ju偶 w styczniu? 呕adnych. Najbardziej popularnym rozwi膮zaniem w biurach rachunkowych jest trzynaste wynagrodzenie. Znam jego wysoko艣膰, wi臋c od razu, bez zb臋dnej zw艂oki, wystawiam faktur臋. Zero przeszk贸d. A gdy faktura op艂acona, mog臋 zabiera膰 si臋 do pracy.

Oczywi艣cie podstaw膮 takiego dzia艂ania s膮 odpowiednie zapisy w umowie na us艂ugi ksi臋gowe. Warto zadba膰 o ten dokument i nie traktowa膰 go po macoszemu, wpisuj膮c tam byle co, tylko dostosowa膰 do swoich potrzeb. W ko艅cu to nasza umowa i mo偶e by膰 po naszemu.

Bilans to nie rocket science

A drugim filarem, na kt贸rym opieram akcj臋 Bilans s膮 pracownicy, kt贸rzy te bilanse robi膮. Jak nie umiej膮, to si臋 ucz膮 robi膮c. Bilans to nie jest rocket science, to nie jest jakie艣 nie wiadomo co. To jest, sorry za trywializm, ale tak to widz臋, przepisanie sald do tabelki w odpowiednie miejsce. Po to zatrudniamy pracownik贸w, 偶eby odci膮偶yli w艂a艣ciciela biura i aby przej臋li obowi膮zki, kt贸rych on nie chce robi膰 lub robi膰 nie lubi. A akcja bilans cz臋sto okazuje si臋 takim wrzodem na dupie. Do艂uje nas i nie pozwala wyjecha膰 w marcu na Sri Lank臋. To jest co艣, na co wszyscy narzekaj膮, st臋kaj膮 i j臋cz膮, a pod koniec czerwca licytuj膮 si臋 na grupach fejsbukowych, ile to im jeszcze bilans贸w zosta艂o do zrobienia i jacy to oni s膮 biedni. A po co to wszystko? Wystarczy przekaza膰 temat pracownikom. Inaczej sytuacja wygl膮da je偶eli Ty kochasz robi膰 te sprawozdania i po prostu czujesz si臋 wspaniale, przygotowuj膮c to wszystko. Ta praca ci臋 uskrzydla i jest twoj膮 pasj膮. Ale je偶eli my艣lisz o bilansach i masz odruch wymiotny, to znaczy, 偶e co艣 tu nie gra i co艣 chyba jednak trzeba zmieni膰.

B臋dzie bola艂o

Ale zastan贸wmy si臋, dlaczego akcja Bilans jest tak膮 masakr膮 w biurze rachunkowym? Z r臋k膮 na sercu: bo cz艂owiek ca艂y rok sobie odpuszcza艂 i robi艂 te ksi臋gi tylko do VATu. A potem przygotowywanie sprawozdania finansowego kojarzy nam si臋 z czyszczeniem sald, wiszeniem na telefonie z klientem, milionem wyja艣nie艅, wyprowadzaniem wszystkich brak贸w, ksi臋gowaniem zaleg艂ych wyci膮g贸w bankowych itp. No straszna robota je偶eli musimy j膮 zrobi膰 ca艂膮 naraz, w jednym momencie, a jeszcze goni nas termin. Wi臋c nic dziwnego, a 偶e odk艂adamy to na ostatni膮 chwil臋 i kojarzy nam si臋 z ci臋偶k膮 har贸w膮.

Nie mam 艂atwej recepty na rozwi膮zanie tego problemu, ale jak膮艣 mam. Pigu艂ka do prze艂kni臋cia b臋dzie du偶a i gorzka. Ale dzi臋ki niej firma wyzdrowieje.

Po pierwsze trzeba si臋 prze艂ama膰, popracowa膰 nad swoimi relacjami z klientami i tak wszystko pouk艂ada膰 organizacyjnie w biurze, aby m贸c wystawia膰 i pobiera膰 p艂atno艣ci z g贸ry za sprawozdania finansowe. Wyzwanie – tak, ale realne i bardzo, bardzo op艂acalne.

A po drugie 鈥 trzeba sko艅czy膰 z takim prowadzeniem ksi膮g handlowych, aby tylko wyliczy膰 podatki i wys艂a膰 JPK do urz臋du w terminie. Trzeba co miesi膮c znale藕膰 czas na to, aby przejrze膰 salda, wyja艣ni膰 z klientem wszystkie braki i nieprawid艂owo艣ci. Na bie偶膮co. Co miesi膮c.
Przepraszam – wiem 偶e boli.

Widz臋 same plusy takiego rozwi膮zania tego problemu. Klient jeszcze pami臋ta, wi臋c jest w stanie swojej ksi臋gowej wszystko wyja艣ni膰 lub zadzia艂a膰 w miar臋 na bie偶膮co. A w marcu, gdy pracownicy si膮d膮 do sprawozda艅 finansowych, to faktycznie b臋dzie to zwyk艂a techniczna rzecz – przepisane odpowiednich kwot w odpowiedni膮 rubryk臋. Dzi臋ki takiej regularnej, ca艂orocznej pracy nad ksi臋gami, akcja bilans nie b臋dzie ju偶 tak straszna ani czasoch艂onna. Nie b臋dzie czym艣, czego nie mo偶emy zrobi膰 w swoim regularnym, 8-godzinnym czasie pracy.

Wdro偶enie tych zmian sprawi, 偶e robienie bilans贸w mo偶e nie b臋dzie jakim艣 cudownym, wspania艂ym prze偶yciem, ale spokojn膮, nieuci膮偶liwym, dodatkowym zleceniem do wykonania. A to wystarczy. B臋dziemy czu膰 si臋 dobrze, 偶e mamy pozamykane tematy na bie偶膮co i w terminach, klienci b臋d膮 zadowoleni i z poczuciem zaopiekowania. A finalna praca nad bilansami? Na spokojnie, po cichu, bez nadgodzin.

Karolina

Burza M贸zg贸w rozliczanie PIT za 2023 rok i akcja PIT w Biurze Rachunkowym Sprawd藕