ROZDZIAŁ PIERWSZY

Jesień za oknem, pada i wieje. Natalia w jednym pociągu, ja w drugim, czasu dużo więc i na pisanie mi się zebrało, zwłaszcza, że temat super!
Rozpoczynamy w naszej Kancelarii długo wyczekiwany wielki projekt, który przeniesie nas w kolejny etap rozwoju firmy!

Likwidujemy PAPIER w biurze!!!

Likwidacja papieru to dla nas ogromne przedsięwzięcie, nie tylko organizacyjne i sprzętowe, ale przede wszystkim mentalne.

Od 20 lat używamy papieru.

Drukujemy, kserujemy, dziurkujemy, układamy, wpinamy, robimy na nim notatki, dajemy umowy do podpisu.

Kupujemy drukarki, kserokopiarki, niszczarki, tonery, zszywacze, dziurkacze, zszywki, karteczki samoprzylepne, bloczki z karteczkami na małe notatki, pisaki, mazaki, ołówki, długopisy, korektory, zakreślacze.

Segregatory, wielkie biurka i szafy u stolarza.

No i tony ryz papieru!!! Wiecie ile to kosztuje!!??

Kiedy ten pomysł urodził się w głowie naszego etatowego kancelaryjnego wizjonera czyli Natalii (jak to zazwyczaj wygląda możecie poczytać tutaj: WIZJONER KONTRA ZAWODNIK a jak to NAPRAWDĘ wygląda to możecie poczytać tutaj: ZAWODNIK KONTRA WIZJONER) wszyscyśmy się w biurze lekko zacukali.

No bo jak to zrobić? Przecież klienci, faktury…w gardle prawie ugrzęzło zdanie “nie da się!”. Ale wszyscy ochłonęli i ruszyli szare komórki do roboty.

Oczywiście Natalia chciała działać już teraz i natychmiast, nie widząc absolutnie żadnych przeszkód by w poniedziałek powywalać drukarki z biura.

Na moje na początku delikatne sugestie, że musimy się zastanowić, że trzeba to przemyśleć, zaplanować, że to nam zajmie wiele, wiele miesięcy odpowiadała, że nigdy w życiu – 2 miesiące max! Jako swój koronny argument w naszej bardzo ożywionej dyskusji używała informacji, że już prawie na Marsa latamy, więc zlikwidowanie papieru w kancelarii podatkowej to pikuś!

Po paru dniach doszłyśmy do porozumienia – 3 lata! 🙂 Tyle czasu sobie dajemy na tą rewolucję!

Pomału małymi krokami, rozpisując cały harmonogram działań, szukając firm, które będą nas wspierać, rozpoczynamy nowy etap w biurze, który postanowiłam uwiecznić w formie pamiętnika. 🙂

Oby nie zrobił się z tego serial typu Moda na sukces. 🙂

ROZDZIAŁ DRUGI

Nieużywanie papieru jest też działaniem ekologicznym. Nam w kancelarii bardzo zależy na tym, by jak najmniej przyczyniać się swoim działaniem do niszczenia środowiska naturalnego, staramy się wdrażać rozwiązania, które są proekologiczne. A ten pomysł bardzo się w nasz sposób myślenia wpisuje.

Likwidacja papieru to też kwestia ekonomiczna. Nie wiem czy wiecie ile rocznie wydajecie nie tylko na papier, tonery i drukarki, ale też na wszystkie inne gadżety z nim związane: długopisy, zakreślacze, korektory, zszywki, karteczki, segregatory itp. Ja wiem. Policzyłam to co do złotówki. DUŻO. Na tyle dużo, że inwestycja w nowy sprzęt elektroniczny pomagający nam w pracy po likwidacji papieru zwróci się w ciągu roku. Jeżeli nie wiesz ile wydajesz w sklepie papierniczym to bardzo polecam Ci zliczenie tego wszystkiego i przemyślenie sprawy. Mnie ta kwota zmotywowała do działania.

I po trzecie – uważam, że bez papieru będziemy po prostu nowoczesną firmą, na miarę XXI wieku. Wszyscy w kancelarii lubią nowoczesne rozwiązania. Bez nich nie ma naszego dalszego rozwoju. Bez nich nasza praca trwa dłużej i jest mniej wydajna. Zlikwidowanie papieru otwiera przed nami niesamowite nowe możliwości pracy!

Na szczęście nie startujemy od zera, bo nasz 3-letni plan nieco pewnie by się wydłużył. 🙂

Już od dawna nie drukujemy wielu rzeczy takich jak deklaracje podatkowe, KPiR, rejestry VAT, deklaracje ZUS. Zdałyśmy sobie sprawę, że nikomu one nie są potrzebne w wersji papierowej. A gdy kiedyś będą, to nie ma problemu – wtedy będzie można je wydrukować.

Czasem słyszę, że ktoś jest bardzo przyzwyczajony do wydruków, że tak mu łatwiej, tak pracuje od 20 lat, tak jest wygodniej, przyjemniej, że coś tam sobie na wydrukach zaznacza kolorami i nie będzie tego zmieniał. Nie widzę w tym najmniejszego problemu. 🙂 My w kancelarii zdecydowałyśmy podążać tą drogą, bo dla nas jest najlepsza pod wieloma względami.

To co też już mamy i stosujemy to dwa monitory na każdym biurku i program do OCR.

Wdrożenie tego zajęło nam parę dobrych miesięcy. Krew pot i łzy, ale było warto. 🙂

Oczywiście, że na początku zaksięgowanie jednej firmy z użyciem OCR zajmowało nam 3 razy więcej czasu niż księgowania ręczne.

Oczywiście, że nasza motywacja do dalszych zmian spadła niemal do zera.

Oczywiście, że wszyscy czuliśmy opór i zniechęcenie ciągłym, jeszcze lepszym ustawieniem algorytmów w nowym programie.

Oczywiście, że mieliśmy dość!

Ale z miesiąca na miesiąc ten czas potrzebny na zaksięgowanie jednej firmy się skracał. Pewnego pięknego dnia w końcu doszło do wyraźnego skrócenia czasu naszej pracy. A kto o tym nie marzy? Świat stał się piękniejszy. 🙂

Więc kiedy wszyscy okrzepli już w nowej rzeczywistości, przyzwyczaili się do pracy na dwóch monitorach i skanach dokumentów czas na kolejne kroki!!!!

Hurrraaaa!! 🙂

 

ROZDZIAŁ TRZECI

Zaczęłam od rozmowy z firmą IT, z którą współpracujemy i która się nami opiekuje.
Na spotkanie przybyło dwóch chłopaków. Rozsiedli się w sali konferencyjnej, porozkładali swoje laptopy i spojrzeli nie mnie wyczekująco. Oczywiście wcześniej otrzymali ode mnie krótkiego maila, w którym opisałam cel spotkania – likwidacja papieru w biurze. Teraz ich miny wyrażały coś na kształt rozbawienia i niedowierzania.

• Chcemy zlikwidować papier i przejść całkowicie na elektroniczny obieg dokumentów.
• No dobra, ale żeby zredukować zużycie papieru…
• Nie, nie, nie. Nie zredukować. Wyeliminować! Mamy już po dwa monitory, mamy już wdrożony program do OCR. Korzystamy z niego, ale wciąż mamy drukarki, kupujemy tonery i tony ryz papieru. Nie chcę już na to wydawać pieniędzy. Siedzę tu z Wami, mam przed sobą kartkę i długopis żeby robić notatki. Nie chcę już ich pisać na papierze. Sekretarka ma na biurku takie małe karteczki do zapisywania szybkich, krótkich informacji. Chcę aby to mogła robić elektronicznie i aby to było bajecznie proste, szybkie i tak samo wygodne jak sięgnięcie po tą karteczkę. Księgowe mają kolorowe karteczki samoprzylepne, kolorowe zakreślacze, notatniki i szereg brudnopisów, które zużyte lądują w niszczarce. Nie chcę kupować już tych karteczek, pisaków i niszczarek. Chcę, aby do naszej pracy wystarczyło małe biureczko, bez szaf i segregatorów, za to z super sprzętem elektronicznym i wygodnym fotelem.

Kolega z IT wziął kartkę, długopis i zaczął zadawać mi pytania, zapisywać odpowiedzi i coś rysować.

• Aby trochę zmniejszyć zużycie papieru…
• Nie mówimy o zmniejszeniu. Mówimy o likwidacji. Wyobraź sobie, że nie masz ani tej kartki ani długopisu, a chcesz jednak coś zapisać i narysować. Tak jak ja, codziennie podczas swojej pracy. Liczę na Was, że zaproponujecie mi odpowiednie rozwiązania aby ten cel osiągnąć. Mamy XXI wiek, latamy na Marsa. Kancelaria podatkowa bez papieru jest możliwa.
  Koledzy z IT pokiwali głowami, spakowali laptopy i poszli myśleć. 🙂

Gdy przychodzi Ci do głowy taki pomysł to wiesz, że będziesz musiała zmierzyć się z oporem klientów, którzy będą chcieli przynosić Ci dokumenty do biura i nie będą chcieli ich od Ciebie zabrać.

Będziesz walczyć z urzędami, ZUSami, PIP i innymi, którzy chcą “wydruki”.

Zauważysz sceptycyzm w oczach Twoich kontrahentów, którym zakomunikujesz, że wszystkie umowy z nimi podpiszesz elektronicznie, bo nie posiadasz długopisu (po co Ci długopis w biurze skoro nie masz po czym pisać?).

Hamulcowym może okazać się także Twój pracownik, który kocha na zielono zaznaczać coś na wydrukach, a w ogóle to po co to skanowanie faktur, on to szybciej “wklepie” ręcznie.

Ale przede wszystkim będziesz musiała zmierzyć się z samą sobą – swoim utrwalanym przez lata nawykiem układania dokumentów, dziurkowania ich równo od linijki, nanoszenia dekretów, kupowania segregatorów pod kolor biura, drukowania rejestrów VAT, bo jak to tak nie drukować, sięgania odruchowo po kartkę i długopis, gdy odbierasz telefon, nie mówiąc o przygotowaniu pięknych umów dla nowego klienta i składaniu na nich Twojego zamaszystego podpisu.
Oj tak. Do słuszności swojego pomysłu likwidacji papieru musisz przekonać przede wszystkim samą siebie. Bo z wysuniętymi piętami innych hamujących Twój wózek-firmę poradzisz sobie prędzej czy później. Ale jak sama swoich pięt nie schowasz to nic z tego nie będzie, wóz nie pojedzie. Więc nie bądź hamulcowym we własnej firmie! 🙂

A my? Właśnie dostaliśmy od chłopaków z IT nowy sprzęt do testów i czujemy się jak dzieci obdarowane przez Mikołaja, ale o tym w kolejnym rozdziale. 🙂

 

ROZDZIAŁ CZWARTY

Sprzęt w biurze, który obecnie pomaga nam w pracy to podstawa i niemałe nakłady finansowe. Serwery, programy operacyjne i inne na pewno ważne rzeczy zostawiam naszym IT Guys. Swoją drogą to wspaniałe, że nie muszę zajmować się całą tą techniczną otoczką prowadzenia firmy. Wbrew pozorom jest tego trochę – aktualizacje programów non stop, ustawianie tych wszystkich VPNów dla każdego pracownika, back-upy, sterowniki, niedziałające jakieś ikonki… Cudownie jest mieć administratorów sieci, którzy wszystko i na każdym sprzęcie mi skonfigurują. Wystarczy zgłoszenie i już działa. Przyjmując postawę, że wolę w życiu robić to co lubię i w czym jestem dobra, przekazałam pewne czynności specom od IT i mimo, że ich faktury do najtańszych nie należą, uwolniłam swoje moce przerobowe i śpię spokojnie. Zdecydowanie hołduję zasadzie, aby to co można oddać specjalistom. Dlatego korzystam z pomocy prawników, informatyków i ekipy sprzątającej. 🙂 W związku z tym, tego co się tam w bebechach serwerowni dzieje, nie ogarniam, poza płaceniem faktur za nowe serwery. Za to moje biurko i to co się na nim dzieje to już inna sprawa.

Po co w biurze rachunkowym dwa monitory?

Mamy po dwa monitory na każde stanowisko pracy. Śmiem twierdzić, że dopóki ktoś nie korzystał z dwóch monitorów, to nie ma pojęcia co traci i jaka to jest wygoda pracy. Na początku człowiek myśli:

• po cholerę mi to, całe życie miałam jeden monitor i starczało,
• bez sensu wydawać kasę na drugi, tylko po to by mieć wgląd w dwa pdfy naraz, mogę się przecież przełączać, to tylko jeden klik,
• nie mam miejsca na biurku, musiałabym coś kombinować, a poza tym nie widziałabym koleżanki przez ten drugi monitor,
• w sumie to trochę kosztuje, jeszcze się okaże, że się nie przyzwyczaję i co ja wtedy zrobię z tym monitorem, zmarnowane pieniądze.

Wszystko to znam i wszystko to brednia. Wiadomo, że chwilę trzeba się przyzwyczaić, ale to naprawdę trwa chwilę. Zaraz potem bardzo szybko okazuje się, że dużo mniej drukujesz, a więc spadają koszty papieru i tonerów. My tą zmianę, tak jak niemal każdą inną, wdrożyłyśmy metodą małych kroków. Najpierw drugi monitor dostała jedna księgowa do przetestowania i wyrażenia swojego zdania. Kiedy wyszło, że to dobry pomysł, kupiłyśmy je dla wszystkich. Dwa monitory to podstawa od której zaczęłyśmy.

Jaki skaner do biura rachunkowego?

Kolejnym sprzętem, który pokochałyśmy od pierwszego wejrzenia był skaner szczelinowy. Szybka bestia, której niestraszne są krzywo włożone faktury za paliwo. To też duży wydatek, ale w połączeniu z programem do skanowania zwiększył naszą wydajność o 30%, więc wart był każdej wydanej na niego złotówki.
Oczywiście przestawienie się na pracę na skanach też trochę trwało i kiedy myślę o tym okresie przejściowym, gdy to wdrażaliśmy (parę dobrych miesięcy), to cieszę się, że mamy to już za sobą. Była złość, frustracja, zniechęcenie, tumiwisizm i inne zjawiska, ale wspólnie z całym zespołem udało nam się usunąć wszystkie kłody spod nóg.
I tu też super pomysłem okazała się metoda małych kroków. Nie na hura, mamy skaner, więc jedziemy z tym koksem! O nie. Najpierw każda księgowa w jednym miesiącu miała wybrać sobie jedną swoją firmę, z którą przejdzie na skanowanie faktur. W kolejnym miesiącu były już trzy firmy do zeskanowania i obrobienia po nowemu. I tak to się toczyło. Potem wszystkie KPiR, potem wyciągi, potem KH. Trwało to wiele miesięcy, ale było warto.

Elektroniczne akta osobowe

W tym roku mamy plan pozbycia się ostatecznie segregatorów i wdrożenie elektronicznych akt osobowych pracowników. Oczywiście metodą małych kroków. ? Daliśmy sobie na to 12 miesięcy. Może niektórym wydawać się, że to bardzo dużo czasu i po co tak to rozciągać w czasie, można przecież w 3 miesiące (pozdrawiam moją wspólniczkę Natalię :)). No można. Ale ja, mistrzyni planowania wiem, że pierwsze 4 miesiące roku to harówa z bieżącą pracą, potem majówka i wakacje, czyli należny nam wszystkim wypoczynek i odreagowanie po ciężkim okresie. Skoro można zwolnić obroty, to zwalniamy. I na jesieni, z nowymi siłami można wdrażać nowinki takie jak elektroniczne akta osobowe u wszystkich klientów i digitalizować wszystko to, co jeszcze się ostało w wersji papierowej.

Tablet w biurze rachunkowym zamiast papieru

Kolejny nowy sprzęt to tablety. Dopiero zaczynamy z nimi przygodę. Myślę że będą one kropką nad i, sprzętem, który pozwoli mi w końcu wyrzucić to, co nam jeszcze zostało w spadku po starych dobrych czasach epoki papieru. Zastąpią wszystko to, o czym człowiek nie myśli, ale używa bez przerwy – długopis i kartkę.
A potem nastanie czas likwidacji szaf, biurek, reorganizacja przestrzeni biurowej. Bo nie będzie potrzebna mi pusta szafa, albo duże biurko. W końcu tylko tablet na nim leży.
Nasz lokalny dostawca artykułów biurowych już zauważa trend spadkowy w składanych przez nas zamówieniach. Z czasem pewnie zakończymy z nim współpracę całkowicie.

Karolina