Na początku prowadzenia biura rachunkowego, gdy klient zawieszał działalność, wszystkie dokumenty zostawały u mnie, bo myślałam, że jak klient się odwiesi to wróci i będzie nadal moim klientem. Za okres zawieszenia nie pobierałam OCZYWIŚCIE żadnych opłat, no bo przecież nic się nie dzieje i nic robić nie trzeba. O opłacie za przechowywanie papierzysk jakoś nie śmiałam wspomnieć, bo było mi głupio. Łatwo się domyśleć, jaki to przynosiło efekt. Klient zazwyczaj nigdy się nie odwieszał, zapadał się najczęściej pod ziemię, a ja zostawałam z niechcianym pakunkiem, który upychałam gdzieś po kątach, bo miejsca za dużo w swoim biurze-klitce nie miałam.

Szybko też odkrywałam, że po kliencie ani widu ani słychu, ale po różnorakich urzędach, które klienta poszukują już nie. Musiałam zatem odbierać jakieś telefony z pytaniami o klienta-widmo, odpierać ataki służb chętnych na zajrzenie w czeluście segregatora, a potem jeszcze martwić się o PIT roczny klienta, bo kwiecień się zbliżał, papiery u mnie i odwieczne pytanie – robić to zeznanie czy nie? Pewnie mi nie zapłaci, ale może JEDNAK? Ech…. Czasem podejmowałam żałosną próbę pozbycia się papierów, ale telefon klienta był poza zasięgiem i nie miałam pojęcia co tak naprawdę mogę, a czego nie. W swoich morderczych zapędach marzyłam o spaleniu wszystkiego w kominku, albo przemieleniu w niszczarce, ale to nieznośne poczucie odpowiedzialności kazało mi chuchać na te papiery i je chronić. I tak tkwiłam pełna frustracji, ale bogata w kilkanaście/kilkadziesiąt porzuconych segregatorów. Oczywiście zdarzali się porządni klienci, którzy się odwieszali, wracali, albo odbierali dokumenty, ale była to zdecydowana mniejszość. Swoją drogą niesamowita jest niechęć w klientach co do odbioru swoich WŁASNYCH dokumentów, to lekkie podejście do tematu, często kompletna obojętność. To temat na inny artykuł zdecydowanie. 😉

Nadszedł jednak jasny czas, czyli zatrudnienie w moim świeżutkim biurze rachunkowym Karoliny, mojej obecnej wspólniczki. 😉

Ta po kilku tygodniach pracy i inwentaryzacji szaf złapała się za głowę i jak to ona prosto z mostu spytała mnie po co ja te segregatory-trupy kitram po szafach i na moją nieśmiałą odpowiedź, że może będą z tego jeszcze jakieś biznesy, wybuchła bezlitosnym śmiechem (często tak wybucha, jak ja jej swoje wizje przed oczami roztaczam). Wywaliła wszystkie segregatory, spisała ich właścicieli i zaczęła wydzwaniać/mailować, jednym słowem bombardować klientów ze wszystkich stron, jak trzeba to dzwonić do żon, matek i kochanek. 🙂 Słyszałam jej rozmowy:

•  „To KIEDY będzie Pan po SWOJE dokumenty. Tak? W poniedziałek o 10? To ja sobie już notuję i jak Pana nie będzie to o 10.05 będę dzwonić”,
• „Aha, nie może Pan odebrać, bo nie ma Pan auta/roweru/przystanku autobusu w okolicy? To ja wyślę pocztą. Proszę o adres”,
• „Ok, nie przyjechał Pan po dokumenty, to wysyłam na Pana koszt za pobraniem”.

To nie było łatwe, nie udało się wypchnąć wszystkiego, ale szafy zrobiły się po tej akcji przestronne.

Następnym krokiem było zmodyfikowanie zapisów w umowie i wprowadzenie zapisu z adresem na jaki mamy wysyłać nieodebrane dokumenty oraz wysokością miesięcznej opłaty za ich przetrzymywanie (taki straszak, bo przetrzymywać i tak nie chciałyśmy).

Jeszcze kolejnym było oddawanie dokumentów na bieżąco, co dwa, trzy miesiące, bo wtedy było łatwiej i przy ewentualnym zakończeniu współpracy tych dokumentów do oddania była garstka.

Teraz to już w ogóle cud miód, bo przy pracach na dokumentach – skanach oddawać za bardzo nie ma już czego.

Skąd takie (może cyniczne) podejście?

Klient, który się zawiesza najczęściej już nie wróci. Po prostu. Nie mówię o klientach działających sezonowo, bo to inna bajka. Mówię o takich, co to biznes z rozmachem otworzyli, zapłatę za pierwszą fakturę od razu na zakup wypasionej komórki wydali, na ZUS i księgową nie zostało, trzeba było biznes zwinąć, aby zadłużenie nie rosło. Oni nie wrócą, a Twoja wizja powrotu klienta marnotrawnego niech wizją serio pozostanie. A Ty jak nie pozbędziesz się papierów i nie rozwiążesz formalnie umowy, to będziesz miała tego „garba” przez następnych kilka lat. Klient jest przekonany, ze skoro dokumenty są u Ciebie (pal licho, ze nic już nie płaci) to w jakiś magiczny sposób Ty nad jego firmą, zawieszoną bądź co bądź, ale nadal firmą, pieczę roztaczasz. Więc porozmawiasz z panią z zusu czy us jak się jakaś wpłata z DRA nie zgadza, brakuje zapłaty za pit czy VAT, albo gdy pani skanu faktury potrzebuje to szybciutko taki skan machniesz. A co – o klienta (nawet zawieszonego) dbać musisz, prawda? I zarastasz takimi klientami widmo, którzy Ci spokój zatruwają, bo niby ich nie ma, a jak duchy po biurze krążą. 😉

Zastanów się zatem czy warto i czy nawet jakaś symboliczna miesięczna opłata (30/50zł?) rekompensuje Ci te straty? Pozbądź się tych niechcianych segregatorów, a zobaczysz – odetchniesz pełną piersią, tak jak ja odetchnęłam!
Powodzenia 🙂