Ci, którzy czytają o moich perypetiach w nauce efektywnego planowania wiedzą już, że inspiracją jest dla mnie książka “Zrób to od razu” autorstwa Kerry Gleeson oraz mistrzyni planowania czyli moja wspólniczka Karolina.
Pierwszym zadaniem, które od mojej wspólniczki dostałam to zaplanowanie moich urlopów na cały rok z góry. Katusze jakie w związku z tym przechodziłam opisałam TUTAJ.
Kolejnym ciężkim dla mnie zadaniem było zablokowanie dwóch dni tygodniowo na spotkania z klientami. To też było nie lada wyzwaniem, które opisałam TUTAJ.
Kolejnym zadaniem (nr 3) było wpisanie WSZYSTKICH swoich cyklicznych/regularnych zadań do kalendarza. Czyli tych, które wykonuję codziennie, co tydzień, co miesiąc, raz na pół roku, albo raz na rok. O tym z kolei pisałam TUTAJ.
Dziś opowiem Wam o rozprawianiu się z napływającą setką e-maili tygodniowo. Teraz zabrzmi to dość egzotycznie, ale ja PAMIĘTAM pracę bez e-maili, albo z ich bardzo ograniczoną ilością! Co to były za czasy 🙂 Każdy e-mail witałam z entuzjazmem, a samo jego otrzymanie poprzedzone było POŁĄCZENIEM się z internetem poprzez linię telefoniczną (kto jeszcze pamięta ten specyficzny dźwięk łączenia) 🙂 oraz zablokowaniem przychodzących połączeń 🙂 Minuta takiego internetowego połączenia kosztowała wtedy fortunę, więc każdy e-mail był niemal na wagę złota!
Tu dla przypomnienia ten charakterystyczny dźwięk:
A jak jest teraz? E-maile stały się wg mnie dobrodziejstwem, ale i też przekleństwem XXI wieku. Nie będę się tu jednak rozwodzić nad tym, bo jest jak jest i musiałam się nauczyć radzenia sobie z falą e-maili niczym tsunami. Każdego dnia spływa ich dziesiątki, a tygodniowo to już czasem setki. Czasem nienawidzę swojej skrzynki pocztowej. Kiedyś miałam taką skrzynkę otwartą cały dzień, a każdy przychodzący e-mail oznajmiał swoją obecność jakimś durnym dźwiękiem, co powodowało, że odrywałam się od tego czym się akurat zajmowałam. Pół biedy, gdy e-mail był błahy, z tych do przeczytania i skasowania, gorzej, gdy wpędzał mnie w nerwy (o matko, klient ma wątpliwości czy dobrze coś wyliczyłam), złość (klient wbija mi szpile, że księgowa jego kolegi robi coś tam za darmo i czemu ta ostatnia faktura za księgowość taka wysoka), albo powodował zawał serca (informacja od klienta o kontroli), itd., itd.
Próbowałam sobie zatem jakoś z tymi nieszczęsnymi e-mailami radzić, czytałam je po kilka razy i sortowałam wg zasady:
- te proste i miłe – działałam od razu,
- te wymagające dłuższej pracy, a nie jakieś pilne, zostawiałam “na później”,
- te mega pilne robiłam niemal od ręki,
- te nie dotyczące mnie, delegowałam pracownikom.
Efekt był taki, że zadania wymagające dłuższej pracy, ale nie pilne, zostawały w skrzynce, często je przekładałam na później, na kiedyś, aż z czasem stawały się “trupami w szafie”. Co to trup każdy wie – niezbyt ładnie pachnie, a z czasem cuchnie, im bardziej go perfumujesz i upychasz w szafie, tym bardziej cię męczy i straszy i nie pozwala o sobie zapomnieć. 🙂
Brzmi strasznie 🙂
Jak teraz rozprawiam się z napływającymi wiadomościami?
- Zaglądam do skrzynki 2-3 razy dziennie i załatwiam CAŁĄ pocztę elektroniczną. Staram się nie zaglądać do niej w innych porach.
- Zajmując się przychodzącymi e-mailami, trzymam się zasady 4D opisanej w książce “Zrób to od razu”. Czyli:
– OD RAZU załatwiam sprawę, jeśli zajmuje ona krócej niż 5-10 minut,
– deleguję zadanie (e-maila) pracownikowi, jeśli nie muszę robić tego sama (bardzo ważna i przydatna umiejętność!),
– szacuję czas na wykonanie tego zadania i OD RAZU blokuję czas w kalendarzu na jego wykonanie, treść maila wpisuję w tym zadaniu w kalendarzu,
– usuwam wiadomości po wykonaniu powyższych czynności. Można je też przenieść do folderu przeczytane, jeśli nie chcesz ich usuwać.
W ten sposób na koniec dnia mam zazwyczaj wyczyszczoną skrzynkę odbiorczą, co daje mi OGROMNĄ ULGĘ, LUZ i POCZUCIE KONTROLI nad swoim zawodowym życiem. Oszczędzam masę czasu nie czytając e-maili po kilka razy (szukając tego najmniej trudnego do zrobienia w pierwszej kolejności) 🙂 od razu podaję klientowi/pracownikowi termin realizacji danego zadania unikając wtedy e-maili z dopytywaniem na kiedy coś zrobię. Dzięki takiemu planowaniu oraz informowaniu innych o terminie realizacji zlecenia, pokazuję, że jestem solidna i można mi ufać. I taka staram się być, chociaż na pewno daleko mi do ideału.
Odrębnym i obszernym tematem jest takie planowanie dnia, aby nie wziąć sobie na głowę za dużo i się wyrabiać! Ciekawy film w tym temacie nagrał mój kolega Grzesiek, polecam obejrzeć. 🙂
Oczywiście, jak to w biznesie księgowym (i zapewne nie tylko) mierzę się z frustracją klienta, który czasem musi poczekać grzecznie na swoją kolej, bo mam już w danym dniu/tygodniu zaplanowaną inną pracę. Bo niestety jest tak, że większość klientów uważa, że JEGO sprawa jest tą najpilniejszą, najbardziej priorytetową, od której zależy jego cały biznes, jego być, albo nie być. Tu przydają się techniki asertywności o których dużo piszę i mówię w swoich webinarach, w grupie dla szefowych i szefów biur rachunkowych oraz tu na blogu.
Bez asertywnej postawy i umiejętności bycia konsekwentną w planowaniu i radzenia sobie z frustracją klienta, bardzo ciężko jest wdrożyć w życie to o czym tu piszę.
Zatem zaplanuj czas na rozprawienie się ze swoją skrzynką pocztową, zaparz kawę, wyłącz telefon, zarygluj drzwi do gabinetu i .…. działaj. 🙂