Przyznać się – kto z prowadzących biuro rachunkowe przygotowuje bilanse np. w styczniu, razem z CITem rocznym? No przecież totalnie nie ma wtedy na to czasu! Do bilansów siada się w czerwcu prawda? Tak robią NORMALNE biura, a jak ktoś nie wie, o co chodzi, to prawdziwego życia nie zna. ?

Czerwiec miesiącem bilansów

Bo na początku roku robi się Pity-11 i IWA, potem szybko te CITy-8, potem klienci już cisną, aby robić im PITy roczne, a w tak zwanym międzyczasie zwykła księgowa robota. I jak nic majówka przychodzi, człowiek na tydzień wyjeżdża, potem do końca maja nie jest się w stanie ogarnąć po tak zatrważająco długim majowym urlopie, tu grill, tam piwko i proszę bardzo – już jest czerwiec. Miesiąc bilansów!

I zabij mnie – teraz za Chiny nic nie pamiętam, co się działo na tych kontach w zeszłym roku. Przecież to było co najmniej wiele miesięcy temu! A jak tu teraz w czerwcu jeszcze do klienta napisać pytając go, co on tam w październiku rok temu kupił? Masakra i głupio trochę. Poza tym łeb sobie dam uciąć, że on też nie pamięta.

Jak zmienić tą sytuację, aby akcja Bilans to nie były krew, pot i łzy, ani siedzenie w weekendy i od rana do wieczora w pracy nad czyszczeniem sald? Czy da się robić sprawozdania finansowe razem z CITem rocznym? Czy hasło bilans może oznaczać po prostu techniczne przepisanie odpowiednich sald do tabelki, co zajmuje, powiedzmy, 15 min?

Kasa musi się zgadzać

Wielka akcja bilans w biurze rachunkowym opiera się na dwóch filarach.

Po pierwsze pieniądze!!! (wiadomo ?)

Kasa musi się zgadzać. Mam nadzieję, że już dawno skończyło się robienie bilansów za darmo. Biuro rachunkowe to zwykły biznes, który musi się jego właścicielowi zwyczajnie opłacać, a przygotowanie sprawozdania finansowego to kolejna zwykła usługa, którą sprzedają biura rachunkowe. To jest oczywista oczywistość. Ale już mniej oczywiste jest to, aby za bilanse pobierać kasę z góry. A to bardzo dobra i zdrowa praktyka. O ile mniej nerwów i zepsutej krwi w życiu, jeżeli pieniądze za sprawozdanie leżą już sobie na naszym koncie i spokojnie czekają, aż zasiądziemy i go przygotujemy. Od razu mamy inne nastawienie do tej pracy, robota wręcz pali się w rękach. ?

Czy widzę jakieś trudności, aby klienta zafakturować za sprawozdanie finansowe już w styczniu? Żadnych. Najbardziej popularnym rozwiązaniem w biurach rachunkowych jest trzynaste wynagrodzenie. Znam jego wysokość, więc od razu, bez zbędnej zwłoki, wystawiam fakturę. Zero przeszkód. A gdy faktura opłacona, mogę zabierać się do pracy.

Oczywiście podstawą takiego działania są odpowiednie zapisy w umowie na usługi księgowe. Warto zadbać o ten dokument i nie traktować go po macoszemu, wpisując tam byle co, tylko dostosować do swoich potrzeb. W końcu to nasza umowa i może być po naszemu.

Bilans to nie rocket science

A drugim filarem, na którym opieram akcję Bilans są pracownicy, którzy te bilanse robią. Jak nie umieją, to się uczą robiąc. Bilans to nie jest rocket science, to nie jest jakieś nie wiadomo co. To jest, sorry za trywializm, ale tak to widzę, przepisanie sald do tabelki w odpowiednie miejsce. Po to zatrudniamy pracowników, żeby odciążyli właściciela biura i aby przejęli obowiązki, których on nie chce robić lub robić nie lubi. A akcja bilans często okazuje się takim wrzodem na dupie. Dołuje nas i nie pozwala wyjechać w marcu na Sri Lankę. To jest coś, na co wszyscy narzekają, stękają i jęczą, a pod koniec czerwca licytują się na grupach fejsbukowych, ile to im jeszcze bilansów zostało do zrobienia i jacy to oni są biedni. A po co to wszystko? Wystarczy przekazać temat pracownikom. Inaczej sytuacja wygląda jeżeli Ty kochasz robić te sprawozdania i po prostu czujesz się wspaniale, przygotowując to wszystko. Ta praca cię uskrzydla i jest twoją pasją. Ale jeżeli myślisz o bilansach i masz odruch wymiotny, to znaczy, że coś tu nie gra i coś chyba jednak trzeba zmienić.

Będzie bolało

Ale zastanówmy się, dlaczego akcja Bilans jest taką masakrą w biurze rachunkowym? Z ręką na sercu: bo człowiek cały rok sobie odpuszczał i robił te księgi tylko do VATu. A potem przygotowywanie sprawozdania finansowego kojarzy nam się z czyszczeniem sald, wiszeniem na telefonie z klientem, milionem wyjaśnień, wyprowadzaniem wszystkich braków, księgowaniem zaległych wyciągów bankowych itp. No straszna robota jeżeli musimy ją zrobić całą naraz, w jednym momencie, a jeszcze goni nas termin. Więc nic dziwnego, a że odkładamy to na ostatnią chwilę i kojarzy nam się z ciężką harówą.

Nie mam łatwej recepty na rozwiązanie tego problemu, ale jakąś mam. Pigułka do przełknięcia będzie duża i gorzka. Ale dzięki niej firma wyzdrowieje.

Po pierwsze trzeba się przełamać, popracować nad swoimi relacjami z klientami i tak wszystko poukładać organizacyjnie w biurze, aby móc wystawiać i pobierać płatności z góry za sprawozdania finansowe. Wyzwanie – tak, ale realne i bardzo, bardzo opłacalne.

A po drugie – trzeba skończyć z takim prowadzeniem ksiąg handlowych, aby tylko wyliczyć podatki i wysłać JPK do urzędu w terminie. Trzeba co miesiąc znaleźć czas na to, aby przejrzeć salda, wyjaśnić z klientem wszystkie braki i nieprawidłowości. Na bieżąco. Co miesiąc.
Przepraszam – wiem że boli.

Widzę same plusy takiego rozwiązania tego problemu. Klient jeszcze pamięta, więc jest w stanie swojej księgowej wszystko wyjaśnić lub zadziałać w miarę na bieżąco. A w marcu, gdy pracownicy siądą do sprawozdań finansowych, to faktycznie będzie to zwykła techniczna rzecz – przepisane odpowiednich kwot w odpowiednią rubrykę. Dzięki takiej regularnej, całorocznej pracy nad księgami, akcja bilans nie będzie już tak straszna ani czasochłonna. Nie będzie czymś, czego nie możemy zrobić w swoim regularnym, 8-godzinnym czasie pracy.

Wdrożenie tych zmian sprawi, że robienie bilansów może nie będzie jakimś cudownym, wspaniałym przeżyciem, ale spokojną, nieuciążliwym, dodatkowym zleceniem do wykonania. A to wystarczy. Będziemy czuć się dobrze, że mamy pozamykane tematy na bieżąco i w terminach, klienci będą zadowoleni i z poczuciem zaopiekowania. A finalna praca nad bilansami? Na spokojnie, po cichu, bez nadgodzin.

Karolina