Szefowe kochane, znacie te pytania egzystencjalne swoich pracowników?
- Gdzie kupujemy wodę do biura? Przez www? A jaki login i hasło?
- Jaki jest numer konta, bo muszę podać klientowi i nie wiem?
- Jakie jest hasło do sieci WiFi?
- Gdzie są worki na śmieci?
- Papier do drukarek się kończy, gdzie mam kupić?
- Nie działa drukarka/kserokopiarka/telefon/kalkulator – do kogo mam dzwonić, aby przyjechał i naprawił?
- Skończył się papier toaletowy, co teraz?
- Grzejnik jest zimny, jest mi zimno, co mam zrobić?
- A jak mam przeliczyć kwotę w PLN na EUR, bo klient chce nam w EUR zapłacić?
A czy doprowadza Was do łez myśl, że macie uczyć i wdrażać w obowiązki nowego pracownika i po raz tysięczny opowiadać o organizacji pracy biura?
- Jak klient dostarczy dokumenty to trzymamy je tu,
- Dziurkujemy równo od dołu i układamy wg dat,
- Księgujemy w programie X, login i hasło to Y i Z,
- Na maile odpisujemy maksymalnie w ciągu dwóch dni,
- Jak klient zostawi wiadomość, oddzwaniamy w tym samym dniu,
- Biuro mamy otwarte od 8 do 16, a numer telefonu do nas to xxx xxx xxx,
- Dwa razy w tygodniu przychodzi Gazeta Podatkowa i proszę, abyś ją czytała,
- Gdy odbierasz list polecony to masz obowiązek wpisać go do książki korespondencji,
- Gdy wysyłasz list polecony to musisz opisać w e-nadawcy co włożyłaś do koperty i jakiej firmy lub firm to dotyczy.
Przez pierwsze kilka lat prowadzenia biura, wszystko o firmie, całe know-how było w mojej głowie. Na każde pytanie mogłam odpowiedzieć w środku nocy, co oczywiście było dla wszystkich wokół bardzo wygodne. Mi natomiast dawało poczucie bycia niezastąpioną i bardzo ważną. Taką szefową przez duże S. Dość długo zajęło mi zrozumienie, że taka strategia prowadzi do tego, że staję się niewolnicą swojej firmy. Nie mogę zniknąć na kilka dni, wyjechać nawet na najkrótszy urlop, a nawet jak już pojadę, to i tak odbieram sto telefonów z pytaniami (patrz wyżej). I nawet będąc przekonaną, że OCZYWIŚCIE ja wiem wszystko najlepiej, doszłam do wniosku, że nie dam rady tak dłużej, nie mam już cierpliwości do ględzenia wciąż tego samego, a odpowiadanie wciąż na te same pytania doprowadza mnie do szału. Pewnego dnia w desperacji zaczęłam przenosić na papier wszystko to co przekazuję zazwyczaj każdej nowej osobie w firmie, ale i regularnie powtarzam tym już pracującym. Nie miałam pojęcia ile czasu to będzie trwało! Kojarzę, że zajęło mi to niemal 7 godzin…… Czas mijał, a ja pisałam, pisałam i pisałam. I w ten sposób powstał zarys naszego “Biurowe ISO”. Po skończeniu poczułam… ulgę, ale także podziw, ile tego know-how w głowie trzymałam. Nagle poczułam też jakąś lekkość, jakby mi ktoś z ramion głaz ściągnął. Myślę, że Ty też nie masz pojęcia jak bardzo Twoja głowa jest przeciążona i wypełniona tysiącem instrukcji, informacji i procedur. I jak cudownym uczuciem jest przelanie tego na papier i …. odsyłanie później wszystkich do tego dokumentu, aby tam odnalazła się odpowiedź na setki pytań.
Często jest tak, że szefowe małych biur myślą, że te wszystkie instrukcje, procedury, check-listy to raczej dla dużych firm, może korporacji, gdzie wszystko opiera się na u standaryzowanych procedurach. A ja Ci powiem, że nie, to nie powinno tak być. Każda firma, nawet ta składająca się z Ciebie, szefowej i dorywczo zatrudnionej studentki do wprowadzania dokumentów, taką biblię o firmie powinna mieć. Bo wyobraź sobie, że zapadasz w śpiączkę (mój ulubiony przykład), znikasz na kilka dni bez telefonu (tak! To możliwe), idziesz rodzić (serio na porodówce nie powinnaś siedzieć z komórką) – w takich sytuacjach firma musi funkcjonować dalej! Pracownicy muszą mieć wgląd we wszystkie kluczowe (i te mniej – np. miejsce przechowywania tonerów albo worków) informacje.
Nasza biblia, “Biurowe ISO” zawiera m.in:
- sposób obsługi klienta, nasze standardy,
- odbieranie telefonów (nawet nie wiedziałam ile o tym można pisać!),
- przyjmowanie dokumentów i ich wstępna segregacja,
- miejsce przechowywania dokumentów firmy,
- układ segregatora,
- ogólna organizacja pracy,
- zasady księgowania PKPiR, KH, kadry,
- wystawianie faktur,
- obsługa poczty tradycyjnej przychodzącej i wychodzącej,
- prowadzenie kalendarza szefowej,
- organizacja pracy księgowej podczas urlopu,
- Saldeo,
- obsługa kasy fiskalnej
i jeszcze wiele innych!
Jest ona oczywiście na bieżąco modyfikowana, rozszerzana, ulepszana i dostosowywana do nowych realiów. Ten dokument po prostu żyje.
Każdy w firmie odpowiada za jakąś część tego Biurowego ISO i wprowadza zmiany gdy pojawi się taka konieczność – NIE tylko ja!
Nasza Biblia o firmie, “Biurowe ISO” zapoczątkowało także tworzenie kolejnych instrukcji, bo szybko odkryłyśmy jak bardzo ułatwiają i porządkują one pracę.
I nawet jeśli na początku zajmuje dużo czasu stworzenie takich procedur, to później one naprawdę procentują! Np. Nowy klient (osoba fizyczna) – PROCEDURY dla Biura Rachunkowego
Nie zwlekaj zatem za długo i bierz się za tworzenie swojej Biblii, albo skorzystaj z naszej i ją zmodyfikuj pod siebie. Powodzenia 🙂