Rzeczywistość każdej właścicielki biura rachunkowego to wypełniona zazwyczaj po brzegi mailami skrzynka pocztowa. Jak sobie z tym zalewem wiadomości radzić opisałam tu: Jak rozprawić się z zapchaną skrzynką pocztową
Rozprawiając się ostatnio po 2-tygodniowym urlopie ze swoją skrzynką natknęłam się na dwie szczególnie ciekawe wiadomości.
Pierwsza:
„(…) nawiązując do naszej porady podatkowej, która odbyła się 14.11.2022 r. w której przedstawiliśmy naszą sytuację, że (tu opis sytuacji). Doradziła nam Pani w naszej rozmowie, że (tu opis mojej porady). Dzisiaj rozmawialiśmy z kierowniczką Urzędu Skarbowego, Panią XXX, która poinformowała nas, że błędnie nam Pani doradziła i nie można zrobić tak jak Pani powiedziała. Ta informacja nas zaskoczyła. Czy mogłaby się Pani ustosunkować do wypowiedzi Pani Kierownik z Urzędu Skarbowego? I zadzwonić do niej, aby to wyjaśnić, bo nie chcemy mieć kłopotów przez Pani złą poradę.”
Druga:
(Dotyczy byłej klientki z 2020 roku):
Dzień dobry, prowadziły Panie księgowość mojej firmy w latach 2019-2020. Teraz chciałabym swoje auto firmowe sprzedać. Mam kupca i jestem z nim umówiona na wtorek (czyli za trzy dni). Mam jednak problem, który musi być przez was rozwiązany. Ten kupiec pyta o podatek vat od tego auta i ja nie wiem, co mu powiedzieć, więc podaję jego numer telefonu, oczekuję, że zadzwoni ktoś od Państwa i mu to wyjaśni, bo jak nie dostanie informacji to nie kupi auta i ja będę stratna.
KONIEC?
Asertywność w biurze rachunkowym
Ciekawi mnie bardzo co dzieje się z Wami po przeczytaniu takich wiadomości. Czy jesteście wściekli? Czujecie, że Wam ciśnienie skacze? Macie ochotę rzucić się na telefon, wykręcić numer do autorów maili, jad wypuścić i sto szpil wbić? A może miotacie się po biurze, każdej napotkanej osobie z oburzeniem opowiadacie o tych wrednych i bezczelnych klientach co to chamskie maile piszą i w głowie tworzycie już te soczyste odpowiedzi pełne zjadliwych epitetów? A może luz totalny, zero spiny i odpowiedź pozbawiona jest osobistych wycieczek, tylko suche fakty?
No bo spójrzmy – co można wywnioskować z pierwszego maila? Klient nie ufa – zadzwonił do Pani z US, aby sprawdzić, czy bzdur mu nie nagadałam. I bingo – Pani KIEROWNIK mówi, że źle doradziłam (swoją drogą Pani kierownik się myli, a teraz klient ZANIEPOKOJONY, bo jednak autorytet Pani z US go przekonuje i skłania się ku temu, że błędnie mu doradziłam i on teraz może mieć same problemy!!!!
A Pani z drugiego maila to dopiero tupet ma. Pisze mi, co ja MUSZĘ, narzuca mi termin i każe mi dzwonić i doradzać za darmo, bo wg niej fakt prowadzenia kiedyś księgowości jej firmy do takiego darmowego i od ręki doradztwa mnie zobowiązuje.
Skąd tyle o tym wiem?
Powiem Wam jak jest u mnie. Po wielu latach ćwiczeń (i chęci mordu takich nadawców maili) i otrzymaniu chyba setek różnych tego typu wiadomości nauczyłam się w końcu dystansu. Trochę mi to zajęło – przyznaję. Bo OCZYWIŚCIE łapałam te wędki autorów i smarowałam odpowiedzi ze szpilami, jak teraz o tym pomyślę to trochę mi wstyd, bo byłam wściekła, urażona, a ego przydeptane. Potrzebowałam się odegrać i też odpisać w taki niezbyt fajny sposób. Bo myślałam, że jak odpiszę neutralnie to tak jakbym przyznawała rację autorom! Teraz mam tak, że:
1. Jak mail wyjątkowo wredny – odczekuję dzień lub dwa, aż emocje opadną (bo ciągle się pojawiają!).
2. Wyciągam z maila tylko suche fakty.
3. Odnoszę się w odpowiedzi tylko do nich.
4. Nie odbijam piłeczki, czyli moim językiem – nie łapię wędek.
5. Gdy otrzymuję odpowiedź z dalszymi złośliwościami stosuję zasadę zdartej płyty – ponownie piszę to, co w mailu pierwszym.
6. Gdy ktoś nie odpuszcza i nadal wędki rzuca – kasuję maila i nie kontynuuję wątku, nie ma potrzeby, bo wysłałam już wszystkie informacje.
Jak zatem brzmi moja odpowiedź na maila pierwszego?
Dzień dobry,
W pierwszych słowach maila życzę Państwu szczęśliwego Nowego Roku 2023.? Odnośnie mojej porady to podaję podstawę prawną, która na to zezwala. Mam nadzieję, że to Państwa uspokoi. Ja do Pani z US dzwonić nie będę, ale Państwo mogą to zrobić i zacytować jej podane przeze mnie przepisy.
Z poważaniem
A odpowiedź na drugiego?
Dzień dobry,
Mogę jak najbardziej wyjaśnić kwestie podatku VAT potencjalnemu kupcowi. Jest to usługa doradztwa podatkowego, na którą można się do mnie umówić poprzez stronę: www.biuro-podatki.pl. Tam można wybrać dostępny termin doradztwa i opłacić usługę.
Zapraszam do współpracy.
Z poważaniem
Prosto, konkretnie i rzeczowo.
Bardzo Cię zachęcam do odpisywania w ten sposób na maile ze szpilami, bo te złośliwości nie są Twoim problemem i nie jesteś odpowiedzialna za frustrację/przekonania/insynuacje klientów. Nie musisz się tłumaczyć, nie musisz się usprawiedliwiać, nie musisz nigdzie dzwonić i dowodzić swoich racji. Zasadniczo niewiele musisz, chyba, że umowa na obsługę księgową Cię do różnych rzeczy zobowiązuje. Przecież jesteś albo chcesz być Panią swojego Biura Rachunkowego, prawda?
Będzie mi bardzo miło jak napiszesz w komentarzu jak sobie radzisz/nie radzisz z takimi wiadomościami, jak one wpływają na Twój nastrój, jakie masz swoje sposoby na odpisywanie i czy łapiesz wędki.
Natalia
stosuję metodę „zamiast”?
– zamiast odpowiedzieć we wzburzeniu => odczekać aż emocje opadną,
– zamiast pisać w tonie klienta => odpisać miło, trzymając klasę,
– zamiast reagować na zaczepki => tylko merytoryczne odniesienia
No i właśnie 🙂 mail z dnia dzisiejszego. Podane kwoty wysłane do klienta:
Do zapłaty grudzień 2022r.:
– zus kwota: 1 XXX zł
– pit kwota: 3 XXX zł
– vat kwota: 9 XXX zł
…… i odpowiedż … „Czy to nie pomyłka???” czyli standardzik 🙂 i odpowiedź – Nie nie pomyłka, przesyłam zestawienie, proszę sprawdzić, oryginały faktur są u Pana 🙂 ….. pomału się uczę…..
You explained this so clearly. I finally get it.
Thank you for registering, http://ksiegowerewolucje.pl gredoli09rexx
These are truly impressive ideas in on the topic of blogging. You have touched some nice things here. Any way keep up wrinting.
Thank you for the auspicious writeup. It in fact was a amusement account it. Look advanced to more added agreeable from you! However, how could we communicate?
I am sure this article has touched all the internet viewers, its really really nice post on building up new weblog.
Lost, stolen or damaged cards replaced solely with valid proof of purchase to extent of remaining card balance.
Everyone loves what you guys are up too. This kind of clever work and reporting! Keep up the superb works guys I’ve included you guys to our blogroll.
I am sure this article has touched all the internet people, its really really pleasant piece of writing on building up new web site.
Ahaa, its nice conversation regarding this post at this place at this weblog, I have read all that, so at this time me also commenting at this place.
This blog was… how do you say it? Relevant!! Finally I’ve found something that helped me. Kudos!
I visited a lot of website but I believe this one contains something extra in it.
Greetings! Very helpful advice within this post! It is the little changes that make the biggest changes. Many thanks for sharing!
I will right away seize your rss feed as I can not in finding your email subscription hyperlink or newsletter service. Do you have any? Kindly permit me understand in order that I could subscribe. Thanks.
ufyykadj buy dapoxetine 90mg online honegpdkbb
I am sure this paragraph has touched all the internet viewers, its really really fastidious post on building up new weblog.
These are genuinely great ideas in concerning blogging. You have touched some pleasant points here. Any way keep up wrinting.
There is definately a lot to learn about this topic. I love all of the points you made.
Heya i’m for the first time here. I came across this board and I find It really useful & it helped me out a lot. I am hoping to present something back and help others like you aided me.
I visited multiple sites but the audio quality for audio songs existing at this web site is really fabulous.
I really like what you guys are usually up too. This sort of clever work and coverage! Keep up the very good works guys I’ve incorporated you guys to my own blogroll.
I am sure this article has touched all the internet users, its really really good post on building up new weblog.
Aided by the previously listed, looks like your guys figure out considerably of %BT%. I`m commencing my own personal weblog in this particular focus. Will possibly I’ve got a appointment and among your pros?
These are really impressive ideas in regarding blogging. You have touched some fastidious factors here. Any way keep up wrinting.
I’ll right away grab your rss as I can’t find your email subscription hyperlink or e-newsletter service. Do you have any? Please allow me understand in order that I may subscribe. Thanks.
Hi there, this weekend is good designed for me, since this time i am reading this impressive informative post here at my house.
serio te maile to koszmar bo ludzie nie rozumieją jak ważna jest asertywność w tych sytuacjach mega często się to zdarza a potem jest drama
Serio, to jakieś żarty bo takie maile to masakra. Asertywność to podstawa, bo czasem ludzie nie mają pojęcia co piszą. Troche się dziwie, że jeszcze ktoś się tak zachowuje na co dzień
wonderful put up, very informative. I wonder why the other specialists of this sector don’t understand this. You should proceed your writing. I am confident, you have a huge readers’ base already!
Everyone loves what you guys are usually up too. This type of clever work and exposure! Keep up the good works guys I’ve included you guys to my personal blogroll.
I’ll immediately grab your rss feed as I can not find your e-mail subscription hyperlink or e-newsletter service. Do you have any? Please permit me understand in order that I could subscribe. Thanks.
I enjoy what you guys tend to be up too. Such clever work and coverage! Keep up the good works guys I’ve added you guys to my own blogroll.
I am sure this paragraph has touched all the internet users, its really really good post on building up new webpage.
You’ve made some good points there. I checked on the web to learn more about the issue and found most people will go along with your views on this web site.
Ahaa, its fastidious discussion on the topic of this piece of writing here at this webpage, I have read all that, so now me also commenting here.
Serio to mnie rozbawiło, takie historie zdarzają się często bo ludzie zapominają o kulturze. Asertywność w pracy to podstawa bo nie można dać się wyprowadzić z równowagi.
Serio, te wiadomości to jak z innego świata. Asertywność to podstawa, bo inaczej się człowiek wkurza mocno. Ciekawe jakby było jakby wszyscy tak od razu od razu reagowali.
Mega spoko tekst, serio daje do myslenia bo ludzie czasem zapominaja o asertywności w pracy
Serio nie wierze co ludzie wypisują w mailach, bo na własne oczy widzę jak wyzywają i żądają nie wiadomo czego. Cz lowe to umieją byc mega bezczelne, a my co mamy? się uśmiechac i tłumaczyć?
Serio, mega przydatne te wskazówki bo czasem klienci naprawdę przesadzają a trzeba trzymac nerwy na wodzy
**neurosharp**
Neuro Sharp is a modern brain-support supplement created to help you think clearly, stay focused, and feel mentally confident throughout the day.