Rzeczywistość każdej właścicielki biura rachunkowego to wypełniona zazwyczaj po brzegi mailami skrzynka pocztowa. Jak sobie z tym zalewem wiadomości radzić opisałam tu: Jak rozprawić się z zapchaną skrzynką pocztową

Rozprawiając się ostatnio po 2-tygodniowym urlopie ze swoją skrzynką natknęłam się na dwie szczególnie ciekawe wiadomości.

Pierwsza:

„(…) nawiązując do naszej porady podatkowej, która odbyła się 14.11.2022 r. w której przedstawiliśmy naszą sytuację, że (tu opis sytuacji). Doradziła nam Pani w naszej rozmowie, że (tu opis mojej porady). Dzisiaj rozmawialiśmy z kierowniczką Urzędu Skarbowego, Panią XXX, która poinformowała nas, że błędnie nam Pani doradziła i nie można zrobić tak jak Pani powiedziała. Ta informacja nas zaskoczyła. Czy mogłaby się Pani ustosunkować do wypowiedzi Pani Kierownik z Urzędu Skarbowego? I zadzwonić do niej, aby to wyjaśnić, bo nie chcemy mieć kłopotów przez Pani złą poradę.”

Druga:

(Dotyczy byłej klientki z 2020 roku):

Dzień dobry, prowadziły Panie księgowość mojej firmy w latach 2019-2020. Teraz chciałabym swoje auto firmowe sprzedać. Mam kupca i jestem z nim umówiona na wtorek (czyli za trzy dni). Mam jednak problem, który musi być przez was rozwiązany. Ten kupiec pyta o podatek vat od tego auta i ja nie wiem, co mu powiedzieć, więc podaję jego numer telefonu, oczekuję, że zadzwoni ktoś od Państwa i mu to wyjaśni, bo jak nie dostanie informacji to nie kupi auta i ja będę stratna.

KONIEC?

Asertywność w biurze rachunkowym

Ciekawi mnie bardzo co dzieje się z Wami po przeczytaniu takich wiadomości. Czy jesteście wściekli? Czujecie, że Wam ciśnienie skacze? Macie ochotę rzucić się na telefon, wykręcić numer do autorów maili, jad wypuścić i sto szpil wbić? A może miotacie się po biurze, każdej napotkanej osobie z oburzeniem opowiadacie o tych wrednych i bezczelnych klientach co to chamskie maile piszą i w głowie tworzycie już te soczyste odpowiedzi pełne zjadliwych epitetów? A może luz totalny, zero spiny i odpowiedź pozbawiona jest osobistych wycieczek, tylko suche fakty?

No bo spójrzmy – co można wywnioskować z pierwszego maila? Klient nie ufa – zadzwonił do Pani z US, aby sprawdzić, czy bzdur mu nie nagadałam. I bingo – Pani KIEROWNIK mówi, że źle doradziłam (swoją drogą Pani kierownik się myli, a teraz klient ZANIEPOKOJONY, bo jednak autorytet Pani z US go przekonuje i skłania się ku temu, że błędnie mu doradziłam i on teraz może mieć same problemy!!!!

A Pani z drugiego maila to dopiero tupet ma. Pisze mi, co ja MUSZĘ, narzuca mi termin i każe mi dzwonić i doradzać za darmo, bo wg niej fakt prowadzenia kiedyś księgowości jej firmy do takiego darmowego i od ręki doradztwa mnie zobowiązuje.

Skąd tyle o tym wiem?

Powiem Wam jak jest u mnie. Po wielu latach ćwiczeń (i chęci mordu takich nadawców maili) i otrzymaniu chyba setek różnych tego typu wiadomości nauczyłam się w końcu dystansu. Trochę mi to zajęło – przyznaję. Bo OCZYWIŚCIE łapałam te wędki autorów i smarowałam odpowiedzi ze szpilami, jak teraz o tym pomyślę to trochę mi wstyd, bo byłam wściekła, urażona, a ego przydeptane. Potrzebowałam się odegrać i też odpisać w taki niezbyt fajny sposób. Bo myślałam, że jak odpiszę neutralnie to tak jakbym przyznawała rację autorom! Teraz mam tak, że:

1. Jak mail wyjątkowo wredny – odczekuję dzień lub dwa, aż emocje opadną (bo ciągle się pojawiają!).

2. Wyciągam z maila tylko suche fakty.

3. Odnoszę się w odpowiedzi tylko do nich.

4. Nie odbijam piłeczki, czyli moim językiem – nie łapię wędek.

5. Gdy otrzymuję odpowiedź z dalszymi złośliwościami stosuję zasadę zdartej płyty – ponownie piszę to, co w mailu pierwszym.

6. Gdy ktoś nie odpuszcza i nadal wędki rzuca – kasuję maila i nie kontynuuję wątku, nie ma potrzeby, bo wysłałam już wszystkie informacje.

Jak zatem brzmi moja odpowiedź na maila pierwszego?

Dzień dobry,

W pierwszych słowach maila życzę Państwu szczęśliwego Nowego Roku 2023.? Odnośnie mojej porady to podaję podstawę prawną, która na to zezwala. Mam nadzieję, że to Państwa uspokoi. Ja do Pani z US dzwonić nie będę, ale Państwo mogą to zrobić i zacytować jej podane przeze mnie przepisy.
Z poważaniem

A odpowiedź na drugiego?

Dzień dobry,

Mogę jak najbardziej wyjaśnić kwestie podatku VAT potencjalnemu kupcowi. Jest to usługa doradztwa podatkowego, na którą można się do mnie umówić poprzez stronę: www.biuro-podatki.pl. Tam można wybrać dostępny termin doradztwa i opłacić usługę.
Zapraszam do współpracy.
Z poważaniem

Prosto, konkretnie i rzeczowo.

Bardzo Cię zachęcam do odpisywania w ten sposób na maile ze szpilami, bo te złośliwości nie są Twoim problemem i nie jesteś odpowiedzialna za frustrację/przekonania/insynuacje klientów. Nie musisz się tłumaczyć, nie musisz się usprawiedliwiać, nie musisz nigdzie dzwonić i dowodzić swoich racji. Zasadniczo niewiele musisz, chyba, że umowa na obsługę księgową Cię do różnych rzeczy zobowiązuje. Przecież jesteś albo chcesz być Panią swojego Biura Rachunkowego, prawda?

Będzie mi bardzo miło jak napiszesz w komentarzu jak sobie radzisz/nie radzisz z takimi wiadomościami, jak one wpływają na Twój nastrój, jakie masz swoje sposoby na odpisywanie i czy łapiesz wędki.

Natalia