Mój artykuł kieruję do tych wszystkich właścicielek i właścicieli Biur Rachunkowych, których przygniata wchodzący w życie KSeF, a jeszcze bardziej wizja bezradnych klientów, tych kurczaczków biednych, którzy (wiadomo) sobie z tym ksefem to w ogóle nie poradzą i jak oni będą od tego lutego 2026 funkcjonować w nowej, ustrukturyzowanej rzeczywistości. 😎
Jeśli zatem jesteś szefową, która asertywnie uważa, że KSeF to temat wspólny – jej i klienta, a w sumie nawet bardziej klienta to możesz darować sobie lekturę, to nie dla Ciebie. 😉 Jeśli natomiast jak ta kwoka martwisz się o klientów zagubionych jak dzieci we mgle to zapraszam do lektury. 😉
Jak być Panią / Panem swojego Biura Rachunkowego?
Na forach dla księgowych i w prasie branżowej od kilku miesięcy przewija się temat KSeF. Tokeny, e-faktury, pieczęcie, ZAFy-1, certyfikaty, itd. Człowiek głupieje już od ilości informacji, możliwych “modeli współpracy”, sposobów uwierzytelniania, blablabla. Księgowi mają poczucie, że im ten KSeF na karku to siedzi i dyszy, że natychmiast trzeba szkolić klientów, wdrażać im te wszystkie procedury, popędzać aby upoważnili biuro do pobierania faktur, ogólnie DZIAŁAĆ, bo to już dosłownie zaraz i za moment. A klienci? A oni to tam w większości mają błogi luz, no bo co tam, wiadomo, że ten cały KSeF to problem księgowej i ona tam sobie coś kliknie i coś tam pobierze, wielkie mi aj-waj.
I dobrze jest tych naszych klientów wytrącić z tego doskonałego samopoczucia i błogiej nieświadomości i zgrabnego maila jak zatrutą strzałę wysłać. 😎 I co on wg mnie powinien zawierać?
- Kilka zdań (KILKA!) o tym, co to ten KSeF i dlaczego klient ma problem lub (może lepiej) wyzwanie, 😝
- Link do szkolenia o KSeF (pełno tego w internecie, na stronach rządowych to nawet za darmo),
- Informację o tym, że klient (on!) musi zadbać o to, aby skutecznie upoważnić swoje biuro do pobierania dokumentów w KSeF, bo inaczej księgowa nie wyśle wyników za luty 26, ani za kolejne miesiące,
- aneks do umowy na usługi księgowe zawierający zapisy dotyczące KSeF,
- pouczenie, że kontakt z Tobą możliwy jest tylko drogą mailową, a osobiście tylko po uprzednio umówieniu się,
- i wisienkę na torcie – stawkę godzinową księgowej, jeśli klient zdecyduje, że to ONA ma go indywidualnie z KSeF szkolić.
I tu od razu słowo komentarza do tej stawki godzinowej. Zapewne w umowach na swoje usługi księgowe nie macie zapisu (my oczywiście nie mamy!), że szkolenie z KSeF jest Waszym obowiązkiem i do tego za darmo. Możecie z DOBREJ WOLI takie szkolenie przeprowadzić – np. online dla wszystkich klientów i w ramach dobrej współpracy i dopieszczania klienta bez opłaty. Poświęcicie te 2h na opowiedzenie co i jak i nikt nie zarzuci, że macie temat w nosie, a inne biura to szkolą, wdrażają i koordynują i to wszystko za uścisk dłoni zadowolonego prezesa. A Wy pazery kasę za to chcecie! Ale jeśli klient życzy sobie spotkania i szkolenia face-to-face to nie wyobrażam sobie robienia tego za free. Za taki luksus należy się po prostu dobre wynagrodzenie.
Takie podejście to klasyczne oddanie odpowiedzialności osobie najbardziej (przynajmniej w teorii) zainteresowanej. No bo jak dotąd to dostarczanie dokumentów do biura to obowiązek i problem klienta, prawda? I sposób, w jaki to zrobi to jego sprawa. Mailem, w kopercie, wgra na dysk, gołębiem pocztowym, rękoma pełnomocnika. Wszystko jedno, byle dostarczył. I teraz w mojej opinii dochodzi kolejny sposób na to dostarczanie faktur, a mianowicie KSeF. I to nadal nie jest problem księgowej tylko klienta. Aby się tego nowego systemu nauczył, przeszkolił swoich pracowników i upoważnił księgową.
Nie daj sobie wmówić, że to Twoja odpowiedzialność i Twój problem. Bo tak nie jest.
Na koniec przydatne wskazówki:
- klienci nie znają mojego telefonu, zatem po otrzymaniu takiego maila nie będą wydzwaniać z milionem pytań lub pretensji,
- jak nie masz sekretarki, która odbierałaby telefony od klientów to wyznacz dyżur wśród pracowników, którzy mają dostęp do Twojego kalendarza i mogą umawiać spotkania (zakładam, że klient w mailu dowie się o koszcie takiego spotkania, jeśli ma być szkoleniem),
- jak nie masz pracowników to skorzystaj z usług wirtualnych sekretarek – jest masa ofert firm, które świadczą takie usługi zdalnie,
- TY decyduj, kiedy masz czas porozmawiać z klientem, TY jesteś panią swojego kalendarza, NIE klient!
- bądź konsekwentna i jak powiedziałaś A to trzymaj się tego, nie daj sobą manipulować, wbijać w poczucie winy, itd.
- jak nie chcesz robić za darmo to nie rób! Nie masz takiej usługi jak szkolenie z Ksef w umowie, to praca dodatkowa, Twój czas, Twoja odpowiedzialność, licz każdą minutę spędzoną nad klientem,
- szukaj wsparcia wśród pracowników, koleżanek po fachu z Twojej okolicy, u nas na grupie dla właścicieli szefów i szefowych biur rachunkowych, dużo o nas mówimy o takich tematach jak asertywność, organizacja pracy własnego Biura Rachunkowego.
Trzymam kciuki za Akcję KSeF w Twoim biurze rachunkowym- na Twoich zasadach i za dobrą kasę. ☺️
Natalia