Znacie takich? Macie klientów, którzy nie chcą od Was odbierać swoich segregatorów z dokumentami? A może Wy sami lubicie kitrać te papiery bo:

• może będę jeszcze ich potrzebować, w końcu rok podatkowy jeszcze się nie skończył,
• lepiej jak ja je będę mieć u siebie, bo klient to jeszcze je zgubi i wtedy będę miała problem,
• przecież czasem klient dzwoni i chce, aby mu przesłać skan jakiejś faktury, to jak ja je mogę mu oddać?
• u mnie to one są w porządeczku poukładane, jak ja je oddam klientowi, to on tam mi wszystko pomiesza i zrobi bajzel,
• jak przyjdzie kontrol ? to ja mam tu wszystko u siebie, wiem gdzie co leży i to jest wygodniejsze,
• ja muszę je jeszcze sobie najpierw przejrzeć, poukładać, zarchiwizować, ponumerować i dopiero wtedy będą gotowe do oddania,
• nie mam czasu na zrobienie dokładnego protokołu zdawczo-odbiorczego tych dokumentów, przecież to zajmuje strasznie dużo czasu i nie mam kiedy się za to wziąć,
• e tam, bez przesady, te 300 segregatorów wcale tak dużo miejsca nie zajmuje.

?

Mieć papiery w biurze czy nie mieć – oto jest pytanie

No więc jak to jest? Kto u Was jest hamulcowym w pozbywaniu się papierów z biura? Czy Wasze szafy pękają w szwach? Bo powiem tak – można to zmienić. ? Choć oczywiście trzeba chcieć to zmienić, bo jak to mówią – nie ma zmian bez zmian. Jeżeli więc chcielibyście odetchnąć pełną piersią i rozejrzeć się po własnym biurze, jasnym, czystym, bez segregatorów zalegających na biurkach, pod biurkami, za biurkami i koło biurek, gdzie echo się przyjemnie niesie – to czas wziąć się do roboty. Odetchną nie tylko biurka, nie tylko zwolni się miejsce, nie tylko pojawi się wolna przestrzeń do pracy, ale odetchnie też głowa.

Bo czy nie jest tak, że przetrzymywanie dokumentów to taki niewidzialny garb, który nosimy? Gdy przechowuję dokumenty, to ciąży na mnie duża odpowiedzialność, aby nic się nie zgubiło, nie zniszczyło. A gdyby wybuchł pożar w biurze, to dopiero byłaby tragedia. Może warto odpowiedzieć sobie z ręką na sercu na pytanie, czy oby na pewno to JA muszę przechowywać dokumenty wszystkich moich klientów i czy oby na pewno oni nie mogą tego robić sami i sami ponosić ten ciężar zorganizowania miejsca na swoje własne dokumenty, zadbania o ich bezpieczeństwo i ochronę przed zniszczeniem. Może te nasze obawy, że gdy oddamy klientowi jego papiery to on zacznie wypinać z nich różne rzeczy, potem nie wepnie na miejsce albo zgubi, są jednak trochę przesadzone? Zdarzało mi się prosić klienta o przyniesienie oddanych mu wcześniej dokumentów, bo coś tam coś tam, to dostawałam je dokładnie w takim samym stanie jak je oddałam. Jestem przekonana, że większość klientów nawet nie otwiera tych segregatorów. A jak są spakowane w karton, to wracają nietknięte w tym samym zaklejonym kartonie. Trzeba spojrzeć prawdzie w oczy – mało jaki klient interesuje się swoimi fakturami. ? A nawet jeżeli znajdzie się taki rodzynek, co zajrzy, poczyta, powypina, pomiesza, a potem zgubi – to co z tego? No to powypina, pomiesza i zgubi. Po prostu. My mamy programy księgowe, tam wszystkie informacje są, dokumenty przecież można odzyskać (oczywiście to klient dzwoni, jeździ i odzyskuje – nie księgowa, ? a przynajmniej nie za darmo ?).

Myk – szybki telefon do biura i mam

Jest moim zdaniem zgoła inaczej – klienci bardzo chętnie pozbywają się dokumentów przynosząc je księgowej, a potem równie niechętnie je od księgowej zabierają. ? Jednak klienci czują, że u księgowej te dokumenty są bezpieczne i po prostu zaopiekowane. Poza tym po co je odbierać, to się zwyczajnie nie opłaca – gdy potrzebny jest jakiś skan faktury to myk – szybki telefon do biura i już mam na mailu skan fakturki sprzed 3 lat. A tak to by człowiek musiał iść gdzieś na strych, odkopywać jakieś segregatory, szukać tej faktury, to jest straszna robota! Nikomu się nie chce. Po co więc to robić, jak księgowa wszystko da niemal od ręki. Gdybym była klientem biura, to też bym lawirowała tak, by nie odbierać swoich papierów – bo po co mi kolejny problem? Nie mam gdzie ich trzymać, jak się coś z nimi stanie to będę miała problem, a tak księgowa ma problem. ? Ona tam wszystko urzędowi pokaże jak będzie trzeba, ja nic nie będę musiała, ogólnie nie mam na głowie tematu.
Jest coś w tym dostarczaniu dokumentów do biura – wtedy zrzuca się odpowiedzialność za te faktury, one tam sobie leżą i wchodzą na psychę księgowej. A gdy klient jeszcze dodatkowo nie płaci za usługi księgowe i zalega za faktury od księgowej, to i tak przynosi co miesiąc swoje dokumenty do biura. I księgowa zaczyna się stresować, myśli o nich, czy księgować, czy nie, czy może chociaż przeglądnąć te dokumenty, bo może jest tam coś ważnego, terminowego – no ogólnie jakaś presja jest, minimalna, ale zawsze. Te zalegające papiery cały czas są gdzieś tam z tyłu głowy u księgowej.

A po co? Po co to wszystko? Czy nie lepiej mieć piękne kwiaty w doniczkach zamiast szaf z segregatorami? Czy nie lepiej wstawić w to miejsce jakiś wygodny fotel i zrobić mini strefę relaksu? Jestem pewna, że każdy z nas bardzo szybko by wymyślił, co zrobić z odzyskanym miejscem w biurze. Niektórzy wstawiliby tam kolejne biurko dla kolejnego pracownika, a inni szezlong do czytania gazet podatkowych. ? Tak czy siak – odzyskana, po segregatorach ze starymi dokumentami, przestrzeń ucieszy każdego. Więc nie warto zarastać starociami, nie warto robić archiwów w biurze, tylko się tych wszystkich papierów na bieżąco pozbywać. A jak ktoś w biurze ma gdzieś na serwerze zapisane skany dokumentów, to już w ogóle bez dwóch zdań.
A jak to zrobić? Jak się ich pozbyć? Powiem tak – skutecznie. ?

Gdybyś kiedyś potrzebowała dodatkowej motywacji w zorganizowaniu akcji pozbywania się dokumentów z własnego biura – służę pomocą. Ja uwielbiam pozbywać się starych trupów, zwłaszcza z szaf. ?

Karolina Kozłowska