Czy ta historia brzmi znajomo?

Zgłasza się do Was nowy klient, spółka z o.o., załóżmy, że w trakcie roku, choć zasadniczo nie ma to znaczenia. Prezes zaczyna narzekać na poprzednie biuro rachunkowe, że nieporządne, że nie było z nimi kontaktu, że nie odpisywali na maile. I że po prostu fatalnie trafił i teraz chce znaleźć już porządne, które mu będzie dobrze te księgi prowadziło. Gdzieś w tym momencie zapala Ci się w głowie czerwona lampka, jakiś sygnał ostrzegawczy i jakiś głos, który Ci podpowiada, że coś tu nieładnie pachnie. Znają ten głos i te lampki księgowe z wieloletnim doświadczeniem, te świeżynki mogą się podczas takiej rozmowy empatyzować z biednym klientem skrzywdzonym przez tą niekompetentną byłą księgową. Budzi się w nich księgowy lew i ze łzami w oczach, oburzone na swoje poprzedniczki obiecują skrzywdzonemu klientowi, że one to na pewno go tak nie potraktują, na pewno będą gotowe pomóc, odpisywać od ręki na maile, po prostu usuwać wszelkie (księgowe, a często i inne) przeszkody.

Nadchodzi następnie ten piękny dzień podpisania umowy i…. zaczyna się proces wyszarpywania dokumentów. Mówię wyszarpywania, bo chyba tylko nauczyciele akademiccy wierzą w to, że nowe biuro dostaje piękne obrotówki, syntetyczne i analityczne, ze zweryfikowanymi i prawidłowymi rozrachunkami, z rzeczywistym saldem kasy, z inwentaryzacją salda zamknięcia na koncie walutowym (ech to FIFI I LIFO). W żadnej książce do rachunkowości nie uczą co zrobić gdy saldo kasy jest ujemne (tak – ujemne!), gdy na rozrachunkach wiszą faktury z Shella i Castoramy, gdy saldo banku jest niezgodne z wyciągiem bankowym. Mało doświadczona księgowa może zacząć próbować szukać w internecie haseł pt. “ujemna kasa”, “co zrobić jak się saldo pożyczek/banków/rozrachunków VAT/ZUS/CIT nie zgadza”. Szukaj tatka latka. Znajdzie jakieś mądre artykuły o poprawianiu błędów z lat ubiegłych, poczyta o rezerwach i odroczonych podatkach, wysłucha może nawet kilku mądrych webinarów fachowców od rachunkowości. Po czym usiądzie do obrotówki i…… poczuje się bezsilna. Bo nie wie jak bilans otwarcia wprowadzić, poprzednie biuro umywa ręce, mówi, że prezes nie płacił to oni teraz nic nie pomogą, nie dadzą wydruków, nie wyjaśnią skąd to saldo na rozliczeniach międzyokresowych kosztów, a tym bardziej na koncie pozostałych rozrachunków (a tam np. 200.000 zł), nie podzielą się tą tajemnicą czemu kasa ujemna, a saldo banku inne niż te na wyciągu. O nie. Konia z rzędem temu prezesowi, który przynosi dokumenty poukładane, z czystymi saldami i śliczniutkie, gotowe do kontynuacji księgowania i wie (!) co się w jego firmie na kontach w ogóle dzieje. Takie są najczęściej realia biur rachunkowych. I mało, albo w ogóle literatury w tym temacie, czyli co w takiej sytuacji zrobić, gdy umowa na księgowość podpisana, dokumenty po wielu akcjach wydarte z rąk prezesa/poprzedniego biura, a w nich…… masakra.

Niektórzy (o zgrozo) zaczynają….. wyjaśniać, prostować pomyłki, analizować salda, pisać błagalne maile do poprzedniego biura, niedosypiać ze stresu i gryźć paznokcie na myśl o zbliżającym się nieubłaganie terminie wyliczenia CIT czy sporządzenia bilansu. Inni jeszcze myślą o tym jak się najszybciej wymiksować z zawartej umowy, ale zawarty w niej zapis o miesięcznym okresie wypowiedzenia skutecznie sen im z oczu spędza.

Oczywiście ja też miałam wiele razy dokładnie takie same perypetie. Szukałam wtedy pomocy wśród doświadczonych właścicielek biur rachunkowych, które zawsze chętnie się taką wiedzą dzieliły.

Metodą prób i błędów wypracowałam swój system postępowania w takich sytuacjach:

1. Po pierwsze pobieram opłatę startową (oprócz tej standardowej za miesięczne księgowanie) za przejęcie ksiąg (to mi umila zwiększoną ilość pracy. 😉
2. Nigdy nie kontaktuję się z poprzednim biurem. To prezes jest stroną umowy i to z nim wszystko załatwiam. Nie biorę na siebie użerania się z poprzednim biurem, pisania wielu maili, wysłuchiwania narzekań poprzedniej księgowej, itd. To są sprawy między prezesem, a poprzednią firmą księgową. Nie moja bajka i nie mój problem. Poza tym niech prezes będzie świadom problemów, jakie nadciągają i stanu swoich ksiąg. Czemu mam mu tego oszczędzać?
3. Po otrzymaniu dokumentów robię ich szybki audyt, ale tylko patrząc z grubsza na salda. Sprawdzam saldo kasy, banku, rozrachunków z US i ZUS i ostatnich deklaracji, rozrachunków z kontrahentami (ach te należności po MA i zobowiązania po WN). Można powiedzieć, że skanuję oczami obrotówkę. I bardzo szybko widzę, czy to, co tam jest ma sens. A najczęściej nie ma. 🙂 Szykuję zatem długiego maila z opisem moich wątpliwości i pytań (moje ukochane pytanie czyli, czy saldo kasy ujemne, albo w wysokości 1 miliona złotych jest prawidłowe), którego wysyłam do prezesa, nie daję się spławić, że mam pisać bezpośrednio do księgowej, bo przecież prezes i tak nic nie wie. Najczęściej dostaję wiadomość, że nikt mi informacji nie udzieli, nikt nic w spółce nie wie, poprzednia księgowa nie odpisuje na maile/zniknęła i (w domyśle lub nie) mam sobie jakoś radzić i zrobić tak, aby było DOBRZE. I najlepiej to nie zawracać głowy prezesowi, który po to zatrudnił nowe biuro, aby się skupić na biznesie, a nie w papierach siedzieć i coś tam wyjaśniać. Od tego są księgowe.
4. Po otrzymaniu maila z punktu 3 (czyli, żebym spadała na drzewo) piszę kolejnego, już bardziej oficjalnego. Informuję w nim, że z uwagi na błędy opisane w poprzednim mailu (mogę się poświęcić i wymienić je raz jeszcze, czyli przekleić i dodać nowe, które w międzyczasie “wyszły”) nie będzie możliwe wyliczenie przeze mnie zaliczki na CIT oraz sporządzenie rzetelnego bilansu za rok….. I abym mogła to zrobić to czekam na wyjaśnienia na moje pytania oraz informację jak poprawione będą błędne księgowania z lat ubiegłych. Koniec. To wszystko. Wysyłam takiego maila i śpię spokojnie – nie od tego momentu, tylko w ogóle od samego początku. 🙂 A to dlatego, że to nie JA mam problem (ja nie mam żadnego), tylko KIEROWNIK jednostki, który sprawuje pieczę nad organizacją rachunkowości swojej firmy, go ma. I to potężny. Warto znać zapis art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości:

Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Asertywność w biurze rachunkowym

I nie daj sobie wmówić, że teraz to Ty jako nowe biuro masz obowiązek wyprostować salda za poprzednie biuro, bo to Ty będziesz robić bilans, albo wyliczać CIT. Nie, nie masz. To prezes ma obowiązek podać Ci rzetelne i prawidłowe dane, które umożliwią Ci prawidłową kontynuację prowadzenia ksiąg. Jeśli ich nie otrzymasz to warto rozważyć wypowiedzenie takiej umowy (po co Ci zabagniona firma, księgowanie takiej nie daje przyjemności), albo złożenie prezesowi oferty wyprowadzenia błędów/księgowań za poprzednie miesiące/lata za dodatkowym wynagrodzeniem (płatnym z góry). 😉