Do akcji PIT 2019 przygotowywałyśmy się już od czerwca zeszłego roku. Na czym to polegało i dlaczego tak wcześnie?
W maju 2019 roku na naszym comiesięcznym teamworku zebraliśmy wszystkie uwagi zespołu odnośnie akcji PIT 2018.
Uwag i propozycji usprawnień było sporo, kilka poniżej:
- stworzyć ankiety elektroniczne, które nie przejdą jeśli nie będą szczegółowo wypełnione (klienci nie wszystko wpisują,
plus uprościć ankiety, bo klienci nie wszystko rozumieją, ankiety bardziej szczegółowe np. wypytać o terminy i kwoty płaconych składek), - nagrać filmiki instruktażowe do ankiet,
- przygotować informację, która będzie podawana w sekretariacie odnośnie rozliczania PIT, podstawowe informacje o cenach za usługi,
- uprościć i ujednolicić cennik, aby każdy w Kancelarii umiał wycenić zeznanie (nie tylko szefostwo),
- określać termin realizacji zeznania do 2 tyg. (podawać konkretną datę sporządzenia zeznania),
- stworzyć dokładniejszy szablon (checklistę) wszystkich zadań związanych ze sporządzeniem zeznania,
- ustalić takie same daty wykonania poszczególnych zadań (np. wysłanie linku do ankiety, przypomnienia nr 1, przypomnienia nr 2 oraz informacji,
że z uwagi na brak wypełnionej ankiety nie sporządzimy zeznania) dla wszystkich księgowych i dla wszystkich klientów.
To kluczowe, aby wyciągać wnioski z dotychczasowych doświadczeń, zapisać obszary do poprawy/usprawnień
i potem stworzyć dokładny plan działania. Plan dla CAŁEGO zespołu, nie tylko dla szefowej. 🙂
Zatem od czerwca 2019 roku miałyśmy już wypracowany plan i wypisane dokładne zadania z przypisanymi opiekunami oraz datami realizacji.
Daty te musiały być ustalone tak, aby został jeszcze czas na przetestowanie nowych elektronicznych ankiet, ewentualne poprawki oraz na naszą naukę.
Na każdym kolejnym comiesięcznym teamworku monitorowałyśmy realizację poszczególnych zadań.
Często było tak, że większość z nich była wykonywana na dzień przed teamworkiem, ale liczy się efekt, a nie, że w ostatniej chwili. 🙂
Ostatecznie każdy wykonuje swoje zadania m.in. dlatego, że nie chce świecić potem oczami na zebraniu. 🙂
Taka praca zespołowa jest dla mnie czymś niezbędnym, sprawia, że nie czuję się przeciążona pracą, nie jestem sfrustrowana myślą, że to tylko mój problem, itd.
Poza tym zawsze mówię, że w grupie siła i moi ludzie zaskakują mnie bardzo fajnymi pomysłami, na które sama być może bym nie wpadła.
Każdemu w Kancelarii zależy na tym, aby praca była zorganizowana coraz lepiej i klienci byli coraz bardziej dopieszczani. 🙂
Gdy wybiła godzina 0, czyli w pierwszym tygodniu stycznia 2020 roku, byłyśmy przygotowane na akcję PIT 2020.
I znów we współdzielonym pliku zapisujemy na bieżąco swoje uwagi dotyczące wprowadzonych usprawnień, propozycję dalszych ulepszeń na przyszły rok.
A ja w głębi serca czuję spokój i radość, ze Kancelarię tworzymy razem, całą dziesiątką. 🙂